Secrétaire de direction

-          Rédiger, mettre en forme et diffuser des correspondances et des notes de service émanant de la direction

-          Traiter et prendre en charge des affaires réservées couvertes par le secret professionnel

-          Sélectionner et diffuser l’information en interne et en externe, notamment gérer des questions sensibles et alerter sa hiérarchie si nécessaire

Mission 2 : Communiquer en interne et en externe

-          Diffuser l’information en interne : actualiser les informations sur le site internet de la faculté, rédaction ponctuelle d’articles

-          Organiser des projets événementiels et institutionnels : séminaires, colloques, cérémonies (remise des diplômes), assemblée des enseignants et manifestations, inaugurations dans les domaines de la santé et de la recherche

-          Organiser des évènements pour le personnel : Assemblée Générale, départs en retraite, Vœux du doyen, Galette

-          Assurer le rôle de référent auprès des associations étudiantes de la faculté : accueil, réservation de salles, aide au montage de dossiers (Gala Médecine), gestion des courriers en lien avec les demandes de subventions (facultaires, FSDIE, subventions régionales…)

-          Aider à l’organisation des manifestations au profit des étudiants, tant sur le plan organisationnel que sur le plan sécuritaire, faire le lien avec la DVUC, la DSE et les services techniques de la faculté

-          Assurer le rôle de référent pour les demandes externes : réservation de salles (UL, composantes de l’université, associations et partenaires extérieurs…)

Mission 3 : Instruire et assurer le suivi de dossiers spécifiques

-          Appuyer la direction dans le suivi de dossiers transversaux, notamment inter-services ou entre la composante et les directions opérationnelles de l’établissement : suivi des signatures pour les conventions (GECO) en lien avec le service financier

-          Suivre le dossier « Prix Wittner »

-          Participer à l’organisation des élections liées aux conseils de la faculté et aux conseils centraux de l’Université, en lien avec le service RH de la faculté

-          Classer et archiver des documents administratifs 

-          Contribuer à l’élaboration de procédures internes