Secrétaire de division

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

Au sein d’une division opérationnelle, les missions du titulaire du poste s’articulent autour de quatre axes :

L’ASSISTANCE DE LA DIRECTION :
Placé sous l’autorité du chef de division, vous serez en charge de :
- La tenue de l’agenda du Chef de Division (prises de rendez-vous et préparation des réunions) ;
- Le suivi de la messagerie fonctionnelle et la réponse aux appels téléphoniques ;
- La centralisation et synthèse des éléments de réponse relatifs aux diverses sollicitations et dossiers ponctuels.

LE SUPPORT :
En lien avec les interlocuteurs du service et les différentes unités opérationnelles, vous assurerez :
- La gestion du matériel et le suivi des commandes ;
- La logistique des réservations liées aux déplacements (hôtellerie et transport) ;
- La vérification et transmission des demandes de remboursements de frais liés aux missions opérationnelles.

LES RESSOURCES HUMAINES :
En relation avec le service en charge des ressources humaines, vos missions dans ce domaine consisteront à :
- Assister le chef de Division dans le traitement des demandes relatives à la gestion du temps de travail des effectifs (à ce titre, la maitrise de l’outil informatique « GESTT » serait apprécié) ;
- Alimenter le dossier administratif des agents ;
- Contribuer aux sollicitations ponctuelles liées à la carrière et aux activités de formation des agents.

LE SUIVI OPERATIONNEL :
Au sein d’un service à forte portée opérationnelle, vous pourrez être amené à :
-  Alimenter et tenir des tableaux de bord permettant d’assurer le suivi des missions de la division, et de mesurer l’activité des services.
- Saisir et actualiser les informations sur des logiciels opérationnels.

Votre environnement professionnel :
Ne peut être communiqué en raison de la confidentialité des missions du service.