Secrétaire de formation / Assistant de pôle énergie

Assurer le secrétariat du pôle et des formations Energie et génie électrique et apporter toute l’assistance nécessaire aux responsables ;
Gérer les agendas et les déplacements ;
Participer à la préparation du budget prévisionnel et suivi de l’exécution budgétaire du pôle et des différents projets qui s’y rattachent (devis, bon de commande sur Sifac Web, réception matériels, factures) ;
Participer et organiser les bureaux de pôles, réunions, et leurs comptes rendus ;
Suivre les projets du pôle et plate-forme ;
Assurer le suivi des commandes ;
Assurer le soutien logistique de l’activité d’un service (locaux, matériels, fournitures), de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques) ;
Effectuer le suivi d’indicateurs et des tableaux de bords
Proposer et concevoir des procédures et outils de gestion administrative pour améliorer le fonctionnement dans une démarche d’amélioration continue ;
Organiser et assurer la logistique des visites, des déplacements, des différents jurys et des réunions (préparation des présentations ppt, rédaction des comptes rendus) ;
Accueillir des personnalités françaises et étrangères (stage en laboratoire, professeurs invités, responsables des universités partenaires français et étrangers) ;
Participer à la vie de l’établissement et des formations : portes-ouvertes, remise des diplômes, élections, Crunch... ;