Secrétaire du cabinet de la présidence F/H

Secrétariat du cabinet (en lien avec le chef de cabinet) :

- Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes

- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier

- Réaliser la vérification des parapheurs signés avant le retour dans les services

- Gérer l’agenda partagé des Conseils et Instances de l’Université

- Rédiger des courriels pour envoi en lien avec le chef de cabinet

- Sélectionner et diffuser de l’information en interne

- Retranscrire des informations orales ou écrit

- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser

- Classer et archiver des documents

- Être le référent archives du cabinet et participer aux réunions du réseau des archivages de l’Université

- Procéder à l’archivage des pièces administratives

- Être le correspondant DUERP de la Présidence au Château et gérer l’évolution de son contenu

- Apporter un soutien administratif et logique aux collègues du cabinet et à l’équipe de gouvernance

- Suppléer les activités des autres assistantes du cabinet en cas d’absence (courriels, agendas, courriers, …)

- Gérer les réservations des salons du Château

- Vérifier et assurer la préparation des salons avant des réunions/manifestations internes ou externes.

- Assurer le rangement après l’évènement

- Vérifier les niveaux et les stocks avec réapprovisionnement (papeterie, fournitures, café, denrées alimentaires, fournitures ménagère, fournitures pour alimentation, distributeurs de savon, produit vaisselle dans la cuisine, copieurs (ramettes A4 A3))

- Assurer le budget dédié à l’activité

- Mettre à jour la signalétique (étiquettes des bureaux, consignes, notes diverses, …)

Partie événementielle (en lien direct avec l’assistant du Président) :

- Réaliser les activités liées à l’organisation des évènements (invitation des participants et suivi des réponses, demande de devis, préparation et gestion des commandes, gestion des stocks, …)

- Solliciter des devis selon le type de manifestations (traiteur, fleurs, …)

- Tenir à jour un listing des personnalités institutionnelles ainsi que des fournisseurs / prestataires

- Faire le lien avec la Direction de la communication et le service logistique pour caler les différentes activités à accomplir lors d’un évènement