Secrétaire du Maire, de la DG et des élus - COMMUNE D'ETOILE SUR RHONE
Référence : O026261026001226
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Étoile-sur-Rhône
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Rémunération statutaire sur le grade d'adjoint administratif € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Sous l’autorité de la Directrice Générale des Services, et en autonomie encadrée, l’assistante assure l’organisation de l’agenda du Maire et prépare les dossiers journaliers de rendez-vous.
Elle assure également le secrétariat de la direction générale des services dans le traitement du courrier et la gestion des
agendas.
CDD de 6 mois à pourvoir au 01/01/2027
SERVICE COURRIER :
- Gestion du courrier entrant de la collectivité (postal et dématérialisé) :
o enregistrement en GED, affectation dans les services, suivi de traitement
o enregistrement des dossiers d’urbanisme dans logiciel dédié (cart@ds); édition et envoi de récépissé; affichage
- Prise des notes, Rédaction et envoi du courrier de la DG
- Classement et archivage
- Gestion et actualisation de bases d'informations, et fichiers adresses
- Rédaction de documents administratifs, comptes rendus et procès-verbaux de réunion
- Rédaction de courriers pour les élus
CONSEIL MUNICIPAL :
- Envoi des convocations, en lien avec la DG et le chef du service Juridique et Foncier
- Edition des dossiers de séance à la demande des élus
- Rédaction et envoi des courriers pour diffusion des délibérations / suivi d’exécution (signature des conventions, actes…)
GESTION DES CEREMONIES PATRIOTIQUES ET RECEPTIONS DIVERSES :
- Gestion du budget « cérémonies » et cabinet du Maire (mariage & anniversaires de mariage, baptêmes républicains, décès…)
- Invitation et organisation des événements :
o Rdv et réceptions du maire
o Cérémonies patriotiques et officielles
- Gestion de la réserve « convivialité » avec réapprovisionnement en fonction des manifestations
- Participation à l’organisation des vœux à la population
Profil recherché
COMPETENCES PROFESSIONNELLES REQUISES – SAVOIRS-FAIRE (peuvent être acquises et développées par la
formation et l’expérience professionnelles) :
- Connaissance des droits et obligations des fonctionnaires
- Notions sur les missions de service public, et sur l’organisation et le fonctionnement des collectivités locales
- Bonnes connaissances de l’organisation de la collectivité, de ses compétences, de son territoire et de son patrimoine
- Pratique des techniques de secrétariat et classement de documents
- Techniques d’accueil (prise des messages, recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques)
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
COMPETENCES COMPORTEMENTALES REQUISES – SAVOIRS-ETRE (qualités attendues sur le poste) :
- Qualités relationnelles (relations directes et permanentes avec la population et les élus)
- Qualités rédactionnelles (bonne maitrise de l’orthographe)
- Avoir le sens de l’organisation et du service public (déontologie et discrétion)
- Aptitude au travail en équipe
- Savoir veiller à la qualité des services et des processus administratifs
- Rigueur et discrétion
- Capacité d’écoute (pratique de l’écoute active)
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
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- Travail sur écran.
- Horaires réguliers variables en fonction des obligations du service et sauf événement exceptionnel nécessitant la mise en
oeuvre de gestion de crise (neige, inondation…).
- Sens de l'organisation.
- Nécessite de la disponibilité et un devoir de confidentialité.
- Exposition physique (tension mentale et/ou nerveuse) ponctuelle (selon la période et les obligations du service)
- Pratique d’outils métiers de manière confirmée (Acte office, EzGED).
- Implique l’engagement d’une responsabilité financière modérée (gestion du budget « cérémonies » de manière ponctuelle) ainsi qu’une responsabilité juridique avec un faible risque contentieux.
CV + Lettre de motivation obligatoires.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 01/01/2027
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Assistante / Assistant de direction
