SECRETAIRE DU PÔLE DES PRODUCTIONS AUDIOVISUELLES H/F
Référence : 2026-2169676
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Etablissement de Communication et de Production Audiovisuelle de la Défense (ECPAD)
L'ECPAD a 4 missions principales : la production audiovisuelle, la formation aux métiers de l'audiovisuel, la conservation des archives et la valorisation des fonds de l'Armée (photos, vidéos, fil... - Localisation : 2 à 8 route du Fort - 94200 IVRY-SUR-SEINE
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 20K à 24K € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Grille de catégorie C.
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Vos missions principales sont :
Gestion administrative
- Assurer l’accueil téléphonique et la gestion des courriels du pôle ;
- Rédiger, mettre en forme, diffuser et archiver les courriers, notes, comptes rendus, feuilles de service et documents administratifs ;
- Assurer le classement, l’archivage (papier et numérique) et la mise à jour des dossiers de production ;
- Suivre les circuits de validation administrative et hiérarchique (parapheurs électroniques) ;
- Assurer la planification des agents et son suivi pour les congés, RTT, repos compensateurs et les permissions.
Suivi des productions
- Assister les chefs de projets dans le suivi administratif des projets (devis, bons de commande, conventions, contrats, facturation) ;
- Mettre à jour les tableaux de suivi de production et les plannings ;
- Centraliser et diffuser les informations liées à l’avancement des projets.
Organisation et logistique
- Organiser et préparer les réunions, rendez-vous et déplacements (réservations, convocations, ordres de mission…) ;
- Assurer la coordination logistique lors des missions opérations extérieures.
Interface et coordination
- Servir de point de contact entre le pôle, les autres services de l’ECPAD et les partenaires extérieurs ;
- Faciliter la circulation de l’information au sein de l’équipe ;
- Travailler en coordination permanente avec l’assistante du chef de pôle afin d’assurer la continuité administrative et le suivi des priorités.
Vos missions secondaires sont :
Soutien au département du pilotage des productions
- Réservation de taxis en fonction des feuilles de service (FS), gestion de l’abonnement taxi et certification le cas échéant
- Demande de régie ;
- Demande d’avance de frais de mission ;
- Archivage sur Acropolis des factures certifiées ;
- Gestion et rangement de la boîte mail « administration PPA » : attribution des messages et classement dans les dossiers appropriés ;
- Gestion des biodatas : mise à jour, relance en cas de pièces expirées, ajout lors des nouvelles arrivées ;
- Mise à jour des tableaux de suivi (Word et Excel) ;
- Validation des tâches terminées dans l’outil Smart Evo ;
- Création des ordres de mission (selon organisation retenue).
Appui à l’administration de production (selon organisation et montée en compétence)
- Déclarations SDRM et DPAE ;
- Attribution et suivi des numéros d’objet et de contrat ;
- Envoi des parapheurs pour signature des contrats et mise en ligne des contrats signés sur Acropolis ;
- Mise en paiement des contrats d’intermittents ;
- Participation à l’amélioration des procédures internes ;
- Appui ponctuel à l’organisation d’événements ou de projections ;
- Contribution au respect des règles de sécurité, de confidentialité et de déontologie propres au ministère des Armées.
Ce poste est proposé sur la base du recrutement d'un fonctionnaire ou du recrutement d'un agent contractuel (contrat CDD 2 ans renouvelable : possibilité de CDI au bout de 6 ans)
Profil recherché
- Niveau d’études / diplôme : Formation de niveau Bac +2 dans le domaine.
Postes accessibles aux personnes en situation de handicap.
Le ministère des Armées est labellisé « diversité » et « égalité professionnelle entre les femmes et les hommes » et est « handi-accueillant ».
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
- Spécialisation Secrétariat, bureautique
Compétences attendues
Connaissances :
• Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion administrative ;
• Connaissance de l'environnement institutionnel et, idéalement, du secteur audiovisuel ;
• Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook, Powerpoint ;
• Maîtrise des techniques et des outils audiovisuels.
Savoir-être :
• Discrétion et sens aigu de la confidentialité ;
• Rigueur, fiabilité et sens de l'organisation ;
• Esprit d'équipe et qualités relationnelles ;
• Réactivité, adaptabilité et capacité à travailler dans un environnement opérationnel.
Savoir-faire :
• Excellentes capacités rédactionnelles et orthographiques ;
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, outils collaboratifs) ;
• Capacité à organiser, prioriser et suivre plusieurs dossiers simultanément ;
• Aisance dans la communication orale et écrite.
Langues
- Français Maîtrise
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- service.recrutement@ecpad.fr
- service.recrutement@ecpad.fr
Qui sommes-nous ?
L’Établissement de communication et de production audiovisuelle de la Défense (ECPAD) est le centre d’archives et de production audiovisuelle du ministère des Armées. À ce titre, il conserve des fonds d’archives audiovisuelles et photographiques qui témoignent de plus de cent ans d’histoire, soit 15 millions de photos et 94 000 heures de films. Il met ces archives numériques à disposition du public sur : www.imagesdefense.gouv.fr
Acteur culturel, l’ECPAD valorise ses fonds à travers l’édition d’ouvrages, la coproduction de films, la réalisation d’expositions et la participation à des festivals. L’établissement est aussi un acteur de l’éducation et de la recherche auprès des scolaires, des étudiants et des enseignants, et un centre de formation grâce à son École des métiers de l’image (EMI).
Aujourd’hui, l’ECPAD demeure un témoin en temps réel de l’engagement des forces armées françaises sur tous les théâtres d’opérations avec ses équipes de reportage formées aux conditions de tournage opérationnel. En un peu plus d’un siècle, les contraintes techniques ont évolué, ouvrant la voie à une production plus importante, tandis que l’expertise des opérateurs des armées leur a permis, en toutes circonstances, de capter des images pour l’information et de témoigner pour la mémoire.
Afin de découvrir notre univers, nous vous invitons à visiter notre site Internet : www.ecpad.fr
Descriptif du service
Composé de 80 agents, répartis dans quatre départements (pilotage, réalisation, équipes et moyens de tournage, postproduction), le pôle de production audiovisuelle (PPA) met en œuvre l’ensemble des moyens audiovisuels destinés aux missions suivantes :
- La couverture image opérationnelle des Armées ;
- La réalisation de productions audiovisuelles ;
- Les dispositifs audiovisuels d’événements nationaux ou de commémorations.
Le commandement du pôle est composé de quatre agents : chef du pôle de production audiovisuelle, adjoint au chef du pôle, assistante du chef de pôle.
À propos de l'offre
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INFORMATIONS GENERALES
- Horaire de l’établissement : lundi à jeudi (08h30-17h20) et vendredi (08h30-16h10).
- Restauration : possible sur site au sein de notre self (tarif préférentiel pour les agents).
- Accès : voiture, moto ou vélo (parking), métro 7 (Mairie d’Ivry puis 10 minutes à pied), RER C (Ivry-sur-Seine ou Vitry-sur-Seine puis 15 minutes à pied), bus 132 (arrêt au bout de la rue).
AVANTAGES
- Télétravail : jusqu’à 2 jours (selon les postes) et prime de télétravail.
- Congés :
► RTT : 18 jours sur l’année.
► CP : 5 semaines sur l’année + 2 jours supplémentaires en cas de fractionnement des congés sous conditions.
► Possibilité de poser des jours non pris sur le compte épargne temps (CET). - Mutuelle : accès à des contrats d'une mutuelle référencée et adhésion obligatoire à compter du 1er janvier 2025 (des dérogations sont possibles sous conditions).
- Transports : prise en charge d'une partie du Pass Navigo (75 %) ou de l'abonnement vélo et pack mobilité.
- Formation : offre de formation ministérielle (Centre de formation de la Défense, formation initiale à la prise de poste, parcours d’intégration des cadres civils…), préparation aux concours de la fonction publique et toutes formations définies par l’entretien annuel avec notre plan de formation interne.
- IGESA : accès à l’offre de prestations sociales, culturelles, de loisirs et de tourisme du ministère des Armées.
- Logement : accès au parc de logement du ministère des Armées sous conditions.
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► Recrutement de fonctionnaire conformément aux dispositions des articles L.352-1 à L.352-6 du code de la fonction publique.
► Recrutement de contractuel conformément aux dispositions des articles L.332-1, L.332-2-1 et L.332-2-2 ou L.332-3, L.332-6 et L.332-7 et L.332-22 du code de la fonction publique en fonction du poste. -
Non concerné.
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Vacant à partir du 06/04/2026
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Directrice / Directeur d'établissement culturel et/ou patrimonial
