Secrétaire en charge de l'accueil, de la facturation, de la paie et du secrétariat FPH H/F
Référence : 2024-1485045
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
-
Employeur :
EHPAD Résidence Amicie
EHPAD Résidence Amicie 53 Rue Honoré Broutelle 72 45 0MONTFORT LE GESNOIS - Localisation : MONTFORT LE GESNOIS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Selon Grille FPH € brut/an
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Activités principales :
· Accueil et prise en charge des personnes (familles, résidents, visiteurs etc.), dans son domaine
· Information et conseil à des tiers (familles, résidents, partenaires, etc.) dans son domaine d'activité
· Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
· Saisie, mise à jour et / ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, dans son domaine d'activité
· Traitement des courriers simples, documents (note d’information, note de service, affiches, menus…) dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
· Suivi des inscriptions aux activités (repas de Noel, réunions…)
· Archivage
· Destruction de documents après validation
· Prise de notes, frappe et mise en forme des documents et de comptes-rendus
· Mise en paiement des factures fournisseurs
· Réalisation de la paie
· Suivi des éléments variables de la paie
· Elaboration des contrats de travail et avenants
· Mise en paiement des factures fournisseurs de fonctionnement et des factures travaux
· Suivi et classement des documents liés aux travaux
· Commande de produits et de matériels dans son domaine d’activité (devis, envoi, suivi, contrôle, relance…)
· Saisie des données dans le cadre des enquêtes ou des obligations réglementaires (énergie, alimentation…)
· Participation aux réunions touchant à son domaine d’activité et aux réunions Inter Service
Profil recherché
Profil recherché :
Compétences techniques :
· Accueillir et orienter les visiteurs, les résidents, les partenaires…
· S’exprimer en face à face
· Répondre au téléphone et savoir transmettre au bon interlocuteur
· Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnel et alerter la directrice
· Réaliser une paie complète
· Connaître la comptabilité de la Fonction Publique Hospitalière
· Utiliser une procédure, un code, un langage, un protocole, une réglementation spécifique à son domaine
· Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
· Classer des données, des informations, des documents de diverses natures
· Utiliser les outils bureautique / tic
· Utiliser les logiciels de son domaine d’activité : comptabilité, planning, portail Hélios, SIB…
· Travailler en équipe / en réseau avec l’ensemble des partenaires
· Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelle
Qualités relationnelles :
- Polyvalence
- Initiative
- Autonomie
- Anticipation/organisation
- Sens de la communication
- Rigueur/fiabilité
- Disponibilité
- Aisance relationnelle
- Maitrise de soi
- Discrétion
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Qui sommes-nous ?
L'E.H.P.A.D. (Etablissement d'Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes) "Amicie" est située dans le bourg de Montfort-le-Gesnois à proximité des commerces. La commune de Montfort-le-Gesnois, dans la Sarthe, se trouve à 17 km du Mans et 27 km de La Ferté-Bernard.
La Résidence "Amicie" possède 85 lits et reçoit toutes personnes âgées de plus de 60 ans individuelles ou en couples. Elle fait bénéficier aux résidents d'un PASA (Pôle d'Activités et de Soins Adaptés). Elle dispose également de 2 lits d'hébergement temporaire pour des séjours de quelques jours à trois mois en fonction des besoins des résidents (travaux dans la maison, départ en vacances des aidants, hospitalisation du conjoint...). Enfin, un service d'accueil de jour itinérant est proposé aux personnes atteintes de la maladie d'Alzheimer et de troubles apparentés vivant à domicile ; il est porté par l’EHPAD de Thorigné sur Dué. En partenariat avec ce même établissement, une Plateforme d’Accompagnement et de Répit vient d’être autorisée sur le territoire.
L’établissement est membre du GCSMS Part’âge 72 qui porte divers projets notamment un changement de logiciel de soin à l’horizon 2023.
Une vaste opération de restructuration et d'humanisation a démarré depuis 2020 et doit se poursuivre jusqu'en 2023. Désormais, la totalité des chambres sont équipées de salles de bain complètes avec rails de transferts. 13 chambres sont doublées pour plusieurs mois en attendant la fin des travaux.
Descriptif du service
Accueil :
Vous recevez, renseignez et orientez les usagers vers l'interlocuteur ou le service recherché en face à face, par téléphone ou par messagerie.
Facturation :
Vous prenez en charge les factures des fournisseurs de fonctionnement et des travaux dans le respect du plan comptable.
Réalisation de la paie :
Vous réalisez le processus pour la production des bulletins de salaire à partir des données collectées et vérifiées en lien avec votre collègue responsable paie.
Secrétariat :
Suivez les processus administratifs. Pour le service administratif, vous réalisez des mails et des courriers simples, les affiches, les notes… Vous assurez la réception des communications téléphoniques, transmettez aux services adaptés et prenez des messages. Vous participez aux réunions et réalisez la prise de note et les comptes-rendus.
Suivi de projets :
Vous êtes référente projets sur certains dossiers de vos domaines de compétences notamment autour du respect du décret tertiaire, des obligations en matière RGPD et du respect de la loi EGALIM.
À propos de l'offre
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Conditions particulières d’exercice :
- Pas d’astreinte
- Travail de jour en repos fixe
- Horaires : 37h30
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Vacant à partir du 01/05/2024
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
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