Secrétaire gestionnaire (H/F)
Référence : 2026-2403086
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université de Strasbourg
- Localisation : Faculté de Géographie et d'Aménagement
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Catégorie C. Adjoint technique € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
CDD du 12/10/2026 au 31/08/2027
Démarrage à compter du 19/10/2026
Catégorie : C Corps : Adjoint technique
Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement
Rémunération selon grille de la Fonction Publique
Mission
L’adjoint (e) en gestion administrative assure le secrétariat de la Faculté de Géographie et d’Aménagement. Il (elle) exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d’activité de la faculté. Il (elle) informe et oriente les interlocuteurs internes et externes.
Activités
Secrétariat
• Gérer les dossiers des chargés d’enseignement vacataires (intervenants extérieurs) sur une application spécifique (OSE), en assurer le suivi
•Assurer le secrétariat du Doyen de la Faculté et de la Directrice des services de composante (planning réunions, réservation salles de réunion et matériel de visioconférence…)
•Organiser la logistique relative aux réunions institutionnelles de la faculté (Conseil de Faculté, Conseil pédagogique, comité de sélection, Journées Portes Ouvertes)
•Participer à l’organisation des élections (Conseil de Faculté et conseils centraux de l’université pour les étudiants)
Gestion administrative
• Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec les activités de la Faculté
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative
• Organiser et suivre les missions des membres du comité de sélection en lien avec la gestionnaire financière
• Collecter et enregistrer des données chiffrées (relatives aux frais de véhicules, aux copies) permettant à la gestionnaire financière d’établir des factures
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports,…), les reproduire et les diffuser,
• Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés (conventions de partenariat, international…)
• Participer aux opérations de logistique des services de la composante, assister les personnels et les équipes.
Accueil/Courrier
• Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de la composante
• Réceptionner et distribuer le courrier externe et interne
• Gérer la salle courrier et actualiser les casiers du personnel de la Faculté
Activités associées :
• Classer et archiver les documents du service administratif
• Participer aux autres charges collectives nécessaires à la bonne marche de la composante
Compétences attendues
a) Savoir sur l'environnement professionnel
- Connaissances sur l'organisation générale et le fonctionnement de l'Université et de ses composantes
- Connaissance des techniques de communication orale et écrite
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
b) Savoir-faire opérationnel
- S'exprimer oralement et par écrit
- Utiliser les modes de communication écrites et orales (électronique, téléphone…)
- Utiliser les outils bureautiques courants (internet, logiciels Word, Excel)
- Trier, hiérarchiser et classer les informations
- Analyser et gérer les demandes d'information
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Savoir rendre compte de son activité à sa hiérarchie
c) Savoir-faire comportemental
- Savoir travailler en équipe
- Rendre compte de son travail
- Avoir le sens de l'organisation
- Etre rigoureux et respecter les délais
- Bonne capacité d'adaptation
- Faire preuve de discrétion
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Descriptif du service
Nom du service : Services administratifs de la Faculté de Géographie et d’Aménagement
Nombre d’agents du service : 12 agents
Nombre d’agents à encadrer (éventuellement) :
Lieu d’exercice : Faculté de Géographie et d’Aménagement, 3 rue de l’Argonne, 67083 STRASBOURG.
La Faculté de Géographie et d’Aménagement est l’une des 35 composantes de l’Université de Strasbourg. 23 enseignants-chercheurs dont 1 maître de conférences associé, 2 ATER et 15 personnels administratifs contribuent aux activités de la Faculté qui accueille plus de 420 étudiants.
À propos de l'offre
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Relations hiérarchiques
L’Adjoint (e) en gestion administrative est placé (e) sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice des services de composante
Relations fonctionnellesAvec la communauté universitaire de la Faculté (enseignants-chercheurs, personnel administratif, étudiants). Des liens avec la DRH de l’université.
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Contraintes organisationnelles : disponibilité importante lors de l’organisation des évènements comme par exemple les Journées Portes Ouvertes (JPO) (présence le samedi).
Contraintes liées au traitement d’informations à caractère confidentiel. -
Vacant à partir du 12/10/2026
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Chargée / Chargé de la coordination administrative
