Secrétaire Médicale

MISSIONS DU POSTE

Texte de références :

Fiche métier du répertoire de la fonction publique hospitalière :
Famille : GESTION DE L'INFORMATION
Sous-famille : Gestion médico-administrative et traitement de l'information médicale
Code métier : 40L20

Psychiatrie Adulte (30 %) :

- UCLI 30 %
Pôle (50%) :
- Assistante de l’exécutif du pôle

Missions générales

- Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité, prise de notes, frappe et mise en forme des documents, courriers, comptes rendus, statistiques, tableaux de bords,
- Participation aux réunions, rédaction et diffusion des comptes rendus après validation,
- Organisation logistique : réservation de salles de réunion et de véhicules de fonctions, installation de la salle, réservation matériel informatique
- Recueil, saisie, mise à jour et / ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux de bord, de fichiers
- Mise en forme de présentations sur Power Point, de tableaux sous Excel
- Traitement de textes sous Word : frappe de courriers, rapports, comptes-rendus
- Traitement de dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Commande de fournitures « bureau » en coordination avec le cadre et les équipes
- Gestion du courrier : enregistrement, traitement de réponses simples, suivi des échéances, relances
- Participation à l’élaboration des rapports d’activité
- Classement : classement physique et informatique

Missions spécifiques extrahospitalier psychiatrie adulte

- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance,
- Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, visites, événements...),
- Saisie des données liées à l'activité médicale (codage),
- Tenue à jour du dossier patient
- Classement et archivage des dossiers « papier » patients (dans l’attente du dossier patient informatisé).
- Elaboration du bilan annuel

Missions spécifiques assistante du pôle

- Accueil et prise en charge des personnes
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
- Prises de rendez-vous
- Organisation et gestion des réunions : gestion de l’agenda, organisation des réunions, proposition d’ordre du jour, rédaction de comptes rendus
- Mise en ligne et suivi des annonces de recrutement du pôle (affichage, Intranet, Internet, PEP, FHF,
réseaux sociaux…)
- Organisation et préparation des instances du pôle et de toutes autres réunions concernant ce dernier : organisation logistique, convocations, proposition d’ordre du jour, proposition des dates de bureaux de pôles, rédaction et diffusion des comptes rendus… ;
- Participation aux enquêtes, rapports du pôle
- Elaboration et mise à jour d’un répertoire interne aux pôles
- Rôle d’alerte auprès de l’exécutif pour le suivi des dossiers et rappel des échéances