Secrétaire particulier(e) de la directrice de cabinet

Groupe RIFSEEP : 2


Vos activités principales :
Interlocuteur (trice) direct(e) de la directrice de cabinet, vous exercez différentes missions de secrétariat particulier, notamment :
- gérer l’agenda de la directrice de cabinet (déplacements, réunions, rendez-vous…) ;
- organiser les déplacements de la directrice de cabinet (chauffeur, réservations, missions…) ;
- suivre le budget de la directrice de cabinet (frais de représentation et de fonctionnement) ;
- assurer l’accueil téléphonique et physique (avec filtrage des interlocuteurs) ;
- traiter le courrier, les courriels et les communications ;
- rédiger et mettre en forme courriers, réponses aux invitations et documents ;
- mettre à jour des fichiers de contacts, suivre des dossiers ponctuels… ;
- planifier, préparer et assurer le suivi des réunions, entretiens, etc. : constitution des journaliers et dossiers ; gestion des parapheurs et dossiers transmis par les services ; réservation des salles ; etc. ;
- gérer les permanences et le suivi des congés du corps préfectoral ;
- établir et diffuser le tableau des permanences de fin de semaine.


Vous assurez l’intérim de la mission d’assistance du préfet/de la préfète, en cas d’absence de son/sa secrétaire particulier·e.


Vous exercerez vos missions dans le respect des engagements pris par la préfecture dans le cadre de la démarche QUALI'ATE.


Vous travaillerez à un rythme de 38h/semaine, bénéficiant ainsi de 16 jours de RTT. Par ailleurs, les horaires flexibles vous permettront d’ajuster aisément votre vie professionnelle à votre vie personnelle.


Les petits + de votre environnement de travail :
- une qualité de vie dans un département de montagne frontaliers avec les Bouches-du-Rhône, le Var et les Alpes Maritimes,
- une organisation flexible.





Votre environnement professionnel :


Activités du service : Mission d'assistance auprès de la préfète, de la directrice de cabinet et de l'ensemble de l’équipe de direction

Composition et effectifs du service : Deux agents rattachés à la mission de secrétariat particulier : l’assistante de la préfète et l’assistante de la directrice de cabinet

Liaisons hiérarchiques : directrice de cabinet, préfète

Liaisons fonctionnelles : Préfète, directrice de cabinet, secrétaire général, sous-préfets d’arrondissement ; chefs de services de l’État ; services de la préfecture et des sous-préfectures ; services territoriaux de l’État, au niveau local et régional ; services centraux des administrations d’État ; élus locaux, partenaires institutionnels, etc.