Secrétaire pédagogique licence & master H/F
Référence : 2026-2301898
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université Paris-Saclay
- Localisation : ORSAY
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions principales de l’agent :
Gestion pédagogique des M2:
Il s’agit d’assurer en autonomie les aspects administratifs liés au déroulement des M2, suivant le calendrier indicatif suivant :
- Suivi et soutien des étudiants (tout particulièrement les étudiants étrangers) dans leurs démarches administratives : inscriptions, hébergements...
- Coordination avec la DISI de CentraleSupélec pour la Création des listes des courriels des étudiants inscrits dans cet établissement pour une finalité PIE.
- Participation à la réunion de rentrée
Gestion pédagogique de la L3 iPC
Recrutement des étudiants
- réception des dossiers de candidature (Apoweb et ecandidat)
- organisation des entretiens et envoi des différents courriers
- saisie des décisions du jury de recrutement dans ecandidat
- relations avec le service de la Formation Continue et le service des Relations Internationales de l’Université
- inscriptions administratives en relation avec les services de la Scolarité et inscriptions pédagogiques (Apogée)
Organisation des enseignements
- préparation et diffusion des emplois du temps de cours, TDs et TPs
- suivi des absences des étudiants
- réservation des salles auprès du service du planning
- organisation des groupes de travaux pratiques
- organisation de la répartition des étudiants dans les modules à choix (option) mutualisés avec les autres parcours des Mentions Physique et Chimie de la Licence
Documents pédagogiques
- réception des documents transmis par les enseignants
- photocopies sur place
- distribution des documents auprès des étudiants
- demande d’impression des polycopiés auprès du service de la reprographie
- mise en ligne des documents de cours, des emplois du temps, et informations sur la plateforme ecampus et sur le site web de la formation Stages
- envoi des courriers de demandes et propositions de stages
- mise à jour des fichiers de tuteurs
- suivi des conventions de stage auprès des étudiants (PStage)
- relation avec le bureau des stages et le service d’insertion professionnelle de l’Université
- organisation des soutenances de stages
Partiels et examens
- préparation et diffusion des emplois du temps des partiels et examens
- préparation des listes d’émargement et des copies (pour les examens sur place)
- établir la liste des matériels autorisés et fixer le calendrier de consultation des copies
- réception des copies corrigées et des notes auprès des enseignants de chaque UE
Jurys et PV de semestres et d’année
- convocation des jurys
- préparation des synthèses des notes semestrielles et annuelles pour les jurys
- rédaction des PV sous Apogée et relevés de notes
- transmission des PV au service de la scolarité
- distribution des relevés de notes aux étudiants
Enquêtes
- préparation, envoi et synthèse des enquêtes d’évaluation des enseignements de la L3 iPC (Sphinx)
- enquêtes sur l’orientation des étudiants post-diplôme
Gestion financière
Profil recherché
Connaissance, savoir :
- Apporter des réponses à des besoins spécifiques des étudiants,
- Utiliser les outils bureautiques, enregistrer et classer les documents, savoir rendre compte
- Travailler en équipe, mettre en œuvre des procédures et des règles de responsabilité particulières à la coordination d'équipes enseignantes : calendrier, jury, examens,
- Connaissances sur la législation qui encadre l'activité professionnelle
- Outils bureautiques : word excel photoshop,
- Saisies Apogée et manipulation de la base de la données PStage et maitrise de ses fonctionnalités
Savoir-faire :
- Connaissances générales de l’organisation et du fonctionnement des universités et écoles d’ingénieurs, de la structure et de leurs partenaires institutionnels ou contractuels,
- Connaissance de la réglementation et de l’environnement de l’enseignement supérieur et recherche, des Master 2,
- Connaissance des techniques de secrétariat, gestion administrative,
- Maîtrise des techniques d’élaboration de documents, présentation, rapports, compte-rendu,
- Hiérarchiser les priorités, gérer les urgences et prendre des initiatives adaptées,
- Maîtriser les outils informatiques (bureautique avancée, site web),
Avoir un esprit de synthèse et d’analyse, - Planifier son activité au vu des différents agendas électroniques des responsables des différents Master 2,
- Organiser et mettre à jour les différents documents de référence,
Réaliser des tableaux de synthèses.
Savoir-être :
- Rigueur, autonomie et sens de l’organisation
Qui sommes-nous ?
Entreprise
Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...
Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr
Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité
Descriptif du service
Mission du service / positionnement hiérarchique :
L'agent.e s'intègre au sein de la filière d'enseignement en Electronique, énergie électrique, automatique (E3A) et de la filière de physique du département de physique. Il est en charge du secrétariat pédagogique de 4 finalités de Master 2ème année (M2) (3 finalités pour PIE et la finalité ATSI) de l'Université Paris-Saclay soit une centaine d'étudiants.
En outre, l’agent.e a la responsabilité du L3 iPC qui compte une vingtaine d’étudiants, filière qui dépend du Dpt de <Physique et celui de Chimie.
À propos de l'offre
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Vacant à partir du 05/06/2026
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Gestionnaire de scolarité
