Secrétariat du maire et des élus - MAIRIE DE LIBERCOURT
Référence : O062260728001822
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Libercourt
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Expert
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Apporter une aide permanente au chef de l’exécutif ainsi qu'aux élus en terme d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers.
Organisation permanente de la vie professionnelle de l’élu :
- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités.
- Rédaction d’écrits et de prises de paroles.
- Rappeler des informations importantes et transmettre les messages.
- Organiser les déplacements.
- Enregistrement du courrier.
- Etablir une relation de confiance.
- Accueil physique et téléphonique des administrés et autres personnes souhaitant prendre contact avec les élus.
- Gérer le protocole (cérémonies officielles)
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers.
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers.
Accueil téléphonique et physique du secrétariat :
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent.
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur.
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.
Organisation et planification des réunions :
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec l’élu.
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat.
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service.
- Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion.
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger des comptes rendus.
SPECIFICITES DU POSTE
Gestion du service logement :
- Mise à jour hebdomadaire du logiciel spécialisé logement (actuellement GEDELO).
- Elaboration des courriers informant de l’attribution ou la non attribution de logement (indication des motifs par la rédaction de lettres personnalisées).
Polyvalence au sein du plateau population :
- Polyvalence obligatoire sur le service Accueil-population visant à assurer la continuité du fonctionnement du service et la régulation de la charge de travail sur les tâches du plateau.
Seconder l’agent en charge des élections
- Gérer les listes électorales et du Répertoire Electoral Unique (REU)
- Préparation des scrutins lors des élections politiques
Relations fonctionnelles :
Relations quotidiennes internes :
- avec Monsieur le Maire et les élus
- avec le Directeur Général des Services
- avec le chef de service.
- avec les autres services qui composent le plateau population et l’ensemble des services municipaux.
Relations quotidiennes externes :
- avec les administrés Libercourtois et autres partenaires territoriaux.
Relations ponctuelles :
- avec les secrétariats des différents partenaires territoriaux.
Profil recherché
Formation :
BTS Assistant de direction
Savoir-faire :
- Connaître parfaitement les institutions
- Savoir accueillir le public
- Savoir recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques relatifs au secrétariat de Monsieur le Maire
- Savoir adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
- Savoir organiser l’agenda de Monsieur le Maire et le mettre en lien avec celui des élus
- Savoir ventiler le courrier vers les différents services municipaux
- Connaître et savoir utiliser les techniques et outils de communication
- Savoir utiliser les outils informatiques
- Savoir rédiger un courrier (règles de base en orthographe et grammaire, règles de mise en page,…)
- Notions d’organisation et de gestion du temps.
- Techniques de secrétariat (prise de notes, écriture abrégée…).
- Logiciel de bureautique, maîtrise des nouvelles techniques de l’information et de communication.
- Connaître les missions, contexte et enjeux de la collectivité et du service.
- Maîtrise des principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte rendu.
Savoir-être :
- Qualités relationnelles (public, élus, collègues de travail…)
- Qualité d’adaptation (selon les interlocuteurs)
- Gestion du stress
- Gestion des publics et situations difficiles
- Maîtrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)
- Amabilité
- Capacité d’écoute
- Rigueur
- Discrétion
- Disponibilité
- Polyvalence
- Qualités organisationnelles (gestion des priorités)
- Savoir gérer et suivre une procédure (être méthodique)
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
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Transmission des vos candidatures à Monsieur Le Maire
1 Place de l'Hôtel de Ville
62820 LIBERCOURT
Pour les agents titulaires, transmission des 3 derniers entretiens professionnels
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 01/09/2026
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Assistante / Assistant de direction
