SECRETARIAT PARTICULIER DU SECRETAIRE GENERAL ET DIRECTEUR SGCD

GROUPE RIFSEEP : 2 - Code emploi type : ADM005A
Vos activités principales :
Le poste couvre l'ensemble des missions dédiées au secrétariat particulier mutualisé d'autorités, à savoir :


La mise à jour permanente et le suivi de l'agenda de la secrétaire générale et du directeur du SGCD 
L'organisation des déplacements et des réunions de la secrétaire générale et du directeur du SGCD
La réponse aux appels téléphoniques et aux messages électroniques pour le compte de la secrétaire générale et du directeur du SGCD ;
Le suivi des outils de reporting interne
Le suivi des parapheurs entrants et sortants, en particulier s'agissant des parapheurs signalés "urgents";
L'accueil physique des rendez-vous de la secrétaire générale et du directeur du SGCD ;
La réservation des salles de réunion et l'organisation des visio ou audioconférences ;
La réception en provenance des différents services compétents des dossiers de réunion de la secrétaire générale et du directeur du SGCD et, le cas échéant, leur archivage ou destruction ;
La commande de fournitures au profit de la secrétaire générale et du directeur du SGCD.

Sur sollicitation directe de la secrétaire générale ou du directeur du SGCD, le titulaire du poste pourra aussi être amené:
A rédiger des courriers ou comptes-rendus de réunions ;
A appuyer les directions ou services dans le montage de réunions, la constitution de dossiers ou la signature de documents urgents ;
A préparer des dossiers ou assurer le montage de réunions ;
A assurer, en cas de vacance, l'intérim ou le soutien ponctuel des fonctions de secrétariat particulier du préfet ou de la directrice de cabinet.
Ces missions ne sont pas télétravaillables
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Réactivité, disponibilité, loyauté, discrétion absolue, maîtrise de soi.


Le calendrier des absences du titulaire du poste doit être concerté avec les 2 autres secrétariats de direction afin de garantir une continuité d'activité.
Votre environnement professionnel
Activités du service
Le ou la titulaire du poste est en contact quotidien avec l'ensemble des directions et services partenaires de la secrétaire générale et du directeur du SGCD : corps préfectoral, directions de préfecture, services du SGCD, DDI, DREAL, ARS, SGAR, voire directions ministérielles selon les dossiers concernés.
Composition et effectifs du service
1 agent de catégorie C

Liaisons hiérarchiques
Madame la secrétaire générale, Monsieur le directeur du SGCD, et en cas d'intérim ou de suppléance, l'autorité faisant fonction.