Secrétariat particulier mutualisé du corps préfectoral

Groupe RIFSEEP (pour les fonctionnaires uniquement) : 1
  RMFP ADM005A /  RIME FPEADM03
Vous serez affecté(e) ac secrétariat mutualisé du corps préfectoral en poste à Nancy. Ce secrétariat est composé de 2 agents : un agent de catégorie C en charge de l’agenda du directeur de cabinet et un agent de catégorie B de l’agenda du préfet – Les deux agents interviennent sur les deux agendas pour la bonne tenue du secrétariat et en assurer la continuité de service.

Vous serez chargé(e) :
- de la gestion des agendas (agenda – audiences – déplacements – missions) et en soutien à l’agenda du secrétaire général
- de l’accueil physique et des filtrage des appels téléphoniques
- de la gestion du courrier adressé nominativement au préfet et au directeur de cabinet
- du traitement des invitations et des cartes de vœux adressées au préfet et des réponses à y donner
- d’assurer le lien avec la résidence du préfet pour les évènements qui s’y déroulent
- d’assurer le lien avec le garage pour les déplacements
- de la tenue et de la mise à jour des données des différents interlocuteurs pour une prise de contact rapide téléphone, mail, etc.) et diffusion (standard et services concernés)
- de la rédaction de courriers
- de la gestion des congés des membres du corps préfectoral, des DDI et des forces de l’ordre
- mise en forme et envoie des entretiens d’évaluation emplois DATE et hauts fonctionnaires
- du classement et de l’archivage des dossiers particuliers
- de transmettre les demandes de congés et des documents à la DMATES
- de mettre en forme et transmettre les notes de frais au pôle finances
- de recueillir, préparer et envoyer les informations pour les permanences et astreintes du week-end
- collecter les dossiers de réunion et d’entretien préparés par les services
- suivre le courrier réservé et enregistrement dans MAARCH le courrier réservé et classique provenant du secrétariat
- traiter les invitations du corps préfectoral
- gérer les boîtes fonctionnelles du corps préfectoral
- étendre la gestion des agendas des sous-préfets en cas de difficultés (vacance de poste, congés..)
- Préparer l’accueil des stagiaires de la préfecture et suivi des missions, tenue de l’agenda
- Missions d’huissier (gestion et distribution des parapheurs, accueil café ...)

Votre environnement professionnel

• Activités du service
3 services au sein de la Direction du Cabinet (secrétariat , bureau du cabinet, direction des sécurités)
• Composition et effectifs du service
Pour le secrétariat : 2 assistantes de direction

• Liaisons hiérarchiques
Préfet et Directeur de cabinet

• Liaisons fonctionnelles
Services de l’Etat