Secrétariat particulier Préfet/Directrice de cabinet
Référence : MINT_BA009ATC-120886
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Préfecture de l'Ariège
- Localisation : Préfecture de l'Ariège
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Groupe RIFSEEP: 1
Vos activités principales :
- Assurer le secrétariat particulier du préfet, de la directrice de cabinet et de son adjointe
- Suivre et organiser leurs plannings de travail
- Coordination et diffusion des agendas
- Saisie des entretiens professionnels du corps préfectoral, DDI, DDSP, gendarmerie, ONACVG...
- Archivage
- Organisation et suivi des réceptions en lien avec le chef du bureau de la représentation de l’État et de la
communication interministérielle
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs
- Mettre en forme des documents, rédiger divers courriers
- Prise en charge de la gestion des déplacements Préfet, directrice et agents de la direction
- Organisation du planning des conducteurs en liaison avec le chef de garage
- Suivi et enregistrement des dossiers de réunions transmis par les services contributeurs
- Suivi et enregistrement des parapheurs transmis par les services
- Mise à jour de fonds documentaires
- Contribution au bon fonctionnement de la communication et des relations internes et externes
- Gestion du courrier réservé en lien avec le service coordination (logiciel MAARCH)
- Gestion du courrier «arrivée » du cabinet préfectoral
- Réalisation des tableaux des congés et permanences du corps préfectoral – congés des chefs de services
extérieurs et congés des agents du cabinet
- Prise en charge administrative des hospitalisations sous contrainte
- Gestion de la réservation des salles de réunions et véhicules
Poste A – activités propres :
- gestion de l’agenda préfet
- gestion des réceptions en lien avec le BRECI
- établissement du planning des permanences des membres du corps préfectoral
- établissement des plannings de congés (préfet, directrice, direction et services extérieurs)
- évaluations des membres du corps préfectoral et chefs des services extérieurs (DDI, DDSP, gendarmerie,
archives, ONACVG, SDIS)
- établissement du planning des bilatérales
Poste B – activités propres :
- gestion de l’agenda directrice et de la directrice adjointe
- gestion de la boîte fonctionnelle de messagerie du cabinet
- gestion du courrier réservé sur MAARCH et suivi du traitement mensuel des courriers « cabinet »
- établissement du planning des chauffeurs
- centralisation et distribution des commandes de fournitures du cabinet
- gestion sur CHORUS des déplacements et du remboursement des frais de mission/formation
(préfet, directrice et agents du cabinet)
Les autres missions sont assurées en commun.
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
Spécificités :
Travail en binôme - Respect de la confidentialité – Disponibilité – Esprit d'initiative et autonomie - Réactivité
Sens des relations humaines - Connaissance de l'environnement professionnel - Polyvalence
Contraintes :
Horaires décalés
Profil recherché
Votre environnement professionnel :
Activités du service
Secrétariat préfectoral
Composition et effectifs du service
2 assistantes de direction (Cat. B et C)
Liaisons hiérarchiques
- M. le préfet
- Mme la directrice de cabinet
Liaisons fonctionnelles
Corps préfectoral - Préfectures de zone et de région - Services déconcentrés et régionaux des administrations de l’État - Services de la préfecture - Ministères - Ambassade de France en Andorre
Vos compétences principales mises en œuvre :
Connaissance techniques
- Avoir des compétences en informatique - bureautique / niveau maîtrise - requis
- Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - à acquérir
Savoir-faire
- Avoir l'esprit de synthèse / niveau pratique - requis
- Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis
- Savoir rédiger / niveau maîtrise - requis
- Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis
- Savoir analyser / niveau maîtrise - requis
Savoir-être
- Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis
- Savoir communiquer / niveau maîtrise - requis
- Savoir accueillir / niveau maîtrise - requis
- Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis
- Savoir s'exprimer oralement / niveau maîtrise - requis
Vos perspectives :
Poste permettant d’avoir une vision d’ensemble des sujets traités par le Préfet et le directrice de cabinet et ouvrant ainsi la possibilité de travailler ultérieurement dans de nombreux services administratifs.
Éléments de candidature
Personnes à contacter
À propos de l'offre
-
Localisation administrative :
Préfecture de l’Ariège
Cabinet du préfet
2 rue de la préfecture – Préfet Claude Erignac
BP 40087
09000 Foix
Domaine fonctionnel :
AFFAIRES GENERALES
Emploi type / Code fiche de l'emploi-type
- Assistante de direction : ADM005A - (Code RIME FPEADM03) -
Qui contacter :
- Mme Delphine LEMAIRE, directrice de cabinet : (tél : 05.61.02.10.04) - delphine.lemaire@ariege.gouv.fr
- Le service des ressources humaines du Secrétariat général commun départemental de l’Ariège (Tél : 05.61.02.11.13/10.25) –
sgc-rh@ariege.gouv.fr
Liste des pièces requises pour déposer une candidature:
CV / Lettre de motivation / formulaire de mobilité
- lien de téléchargement du formulaire de mobilité :
https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf
- lien de téléchargement du formulaire de mobilité pour les postes CAIOM :
https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-12/Formulaire%20CAIOM%202026.pdf -
argFondement juridique du recrutement sur contrat, le cas échéant :
2° de l'article L332-2 -
Susceptible d'être vacant à partir du 01/08/2026
-
Assistante / Assistant de direction
