SGAR BFC- Assistant.e de la Secrétaire générale pour les affaires régionales Bourgogne-Franche-Comté
Référence : MINT_BA021ATB-121002
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Prefecture de Cote d'Or
- Localisation : Préfecture de région Bourgogne-Franche-Comté - SGAR - 55 rue de la préfecture, 21000 DIJON
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires RIFSEEP : Groupe 1
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Dans un pôle composé de deux agents (binômage)
1–Coordonner
- Interface entre la SGAR et les agents ou autres services
- Hiérarchisation des demandes et des dossiers de la SGAR et des 2 adjoints
- Planification des activités de la SGAR :
Tenue de l’agenda consignant les rdv et réunions dans le respect des délais impartis
- Traitement du courrier personnel de la SGAR
- Clarification et classification des informations
Réception des informations par mail de services extérieurs ou collègues, les transmettre aux bonnes personnes dans le respect des délais
Veille des différentes boites mail fonctionnelles
Retranscription des informations orales/écrites
- Aptitudes à rechercher des informations et savoir se tourner vers les personnes compétentes afin de répondre à certaines interrogations
2 Anticiper
- Gestion de la logistique inhérente aux activités de la SGAR (déplacements, réunions, visioconférences, fournitures)
- Contrôle des échéances liées à l’agenda de la préfète de région
- Préparation des dossiers des adjoints (commandes, suivi retours, le cas échéant impressions)
- Veiller chaque fin de journée à ce que la SGAR et les 2 SGAR - adjoints disposent des dossiers nécessaires pour le lendemain
3–Organiser
- Réunions
Sondage auprès des participants
Rédaction-envoi des invitations officielles
Réservation de salles
Accueil des participants en présentiel
- Visioconférences
Programmation
Envoi des codes aux utilisateurs
Lancement selon les applicatifs utilisés
- Déplacements
Choix du moyen de transport
Prévision du temps de trajet
Réservation de véhicules ou de billets de train
Rédaction d’ordres de missions et suivi des états de frais (via CHORUS DT)
4–Accueillir
- Aide à l’accueil et à l’accompagnement des nouveaux agents du SGAR
- Aide à l’accueil des participants aux réunions de services
- Planification-organisation de moments de convivialité
5–Développer
- Mise en place de procédures et d’outils permettant de fluidifier le travail du pôle d’assistant(e)s
- Prise d’initiatives afin de fluidifier et faciliter le travail des personnes en lien avec la SGAR
- Maintien et mise à jour de connaissances techniques
Liaisons hiérarchiques
Secrétaire générale pour les affaires régionales
SGAR adjointe pôle des politiques publiques interministérielles
SGAR adjoint pôle moyens, mutualisations, modernisation
Liaisons fonctionnelles
-Direction de la coordination régionale
-Agents du SGAR et de la préfecture de région
-Directions régionales, chambres consulaires et opérateurs divers
-Préfectures de département
-Services de l’État (départements et région)
-Administrations centrales et territoriales
Perspectives :
Le poste offre l’opportunité de développer des compétences organisationnelles et logistiques
La diversité des missions exercées au sein du SGAR permet en outre d’acquérir une culture administrative utile pour la préparation des concours et examens professionnels.
Profil recherché
Principales compétences mises en œuvre :
Connaissances techniques :
-Connaître l’environnement professionnel : niveau maîtrise - Requis
-Avoir des compétences en informatique – bureautique : niveau maîtrise - Requis
-avoir des compétences en visioconférences : Niveau maîtrise – à acquérir
Savoir-faire :
-Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise - Requis
-Avoir l’esprit de synthèse : niveau pratique - Requis
-Savoir s’organiser : niveau maîtrise - Requis
-Savoir rédiger : niveau pratique - Requis
Savoir-être :
-Savoir s’adapter : niveau expert - Requis
-Avoir le sens des relations humaines : niveau expert - Requis
-Savoir accueillir : niveau maîtrise - Requis
-Savoir communiquer : niveau maîtrise - Requis
-Avoir le sens de la discrétion : niveau expert - Requis
Durée attendue sur poste:
3 ans
Environnement professionnel
Le secrétariat général pour les affaires régionales est composé d’une soixantaine d’agents.
Il assiste le préfet de région dans l’exercice de ses missions.
Il est organisé en deux pôles et une direction :
- le pôle politiques publiques,chargé de la coordination et du pilotage des politiques publiques interministérielles,
- le pôle moyens et modernisation des moyens de l’État,
- la direction de la coordination régionale.
Le pôle administratif mutualisé est composé de 2 personnels au service de l’équipe de direction composée de :
La secrétaire générale pour les affaires régionales :
- assiste et représente le Préfet de région dans l’exercice de ses missions,
- anime les politiques publiques et projets de nature interministérielle ou territoriales,
- accompagne la modernisation de l’action publique…
La secrétaire générale pour les affaires régionales adjointe, en charge du pôle des politiques publiques interministérielles :
- prépare des décisions et des réunions du préfet de région en lien avec les directions régionales,
- met en œuvre des politiques prioritaires : transition écologique, souveraineté énergétique, industrielle et alimentaire, au plein emploi et égalité des chances,
- pilote le contrat de plan État / Région 2021-2027 et déclinaison régionale de France 2030.
Le secrétaire général pour les affaires régionales adjoint, en charge du pôle moyens, mutualisations, modernisation :
- modernise la gestion interministérielle des ressources humaines et crédits d’action sociale,
- soutien et pilote des grands projets de sites immobiliers multi-services,
- accompagne la transformation numérique au sein de l’État,
- pilote de la gestion régionale des crédits de fonctionnement et d’entretien des services de l’État.
Le directeur de la coordination régionale :
- pilote les instances régionales,
- coordonne la constitution des dossiers du préfet de région et de la SGAR,
- anime le réseau des référents PILOTE,
- organise le fonctionnement interne du SGAR (courrier, parapheurs…).
À propos de l'offre
-
Comment postuler?
Le dépôt de candidature s'effectue en ligne uniquement
Le service recruteur doit être contacté en parallèle
1. Liste pièces requises :
- Formulaire de demande de mobilité/recrutement :
A remplir et à signer obligatoirement par tous les candidats titulaires de la fonction publique ou non (les non fonctionnaires sont concernés)
Attention, pour les candidats fonctionnaires : l'avis de l'autorité hiérarchique est obligatoire pour que la candidature puisse être prise en compte.
Lien vers formulaire en vigueur à utiliser :
https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf
- CV + lettre de motivation
2. Contacts du service recruteur :
Émeline CAILLON – assistante mutualisée au SGAR – emeline.caillon@bfc.gouv.fr, 03.80.44.66.61
Arnaud PENTECÔTE – Directeur de la coordination régionale – arnaud.pentecote@bfc.gouv.fr
Conformément à l'article 4 du décret n°2018-1351 du 28 décembre 2018, le délai minimal réglementaire de publication est de 1 mois.
Aussi, le service RH se réserve le droit, en fonction de l'avancée du processus de recrutement, de suspendre l'offre avant la fin du délai de candidature indiqué dans l'offre. -
La région Bourgogne-Franche-Comté est un territoire de 2,8 millions d’habitants, composé de huit départements. A la fois très rurale et industrielle, la région Bourgogne-Franche-Comté bénéficie d’un fort dynamisme avec des filières d’excellence.
Région patrimoniale, la Bourgogne-Franche-Comté compte le plus de site classés UNESCO en France. Elle se caractérise également par une forte empreinte de la biodiversité. C’est également un territoire de montagne concerné par 3 massifs.
Le poste est basé à Dijon, capitale régionale attractive particulièrement bien desservie par les transports et les axes routiers. La vie à Dijon est régulièrement primée pour ses services, sa qualité de vie, sa richesse culturelle et son dynamisme économique dans de multiples secteurs publics et privés. -
Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984) :
2° de l’article L332-2 -
Vacant à partir du 01/08/2026
-
Assistante / Assistant de direction
