Université Lyon 1 - Assistant de la DGS (H/F)
Référence : 2026-2336275
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université Claude Bernard Lyon 1
Université Claude Bernard Lyon 1 - Localisation : 69100 Villeurbanne
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 2 243,16 € (brut/mois) € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Activités principales :
- Organiser et mettre en œuvre l’agenda de la DGS, contrôler et suivre les échéances, préparer ses dossiers
- Organiser ses déplacements professionnels, en être la garante
- Planifier les réunions récurrentes avec les différents services centraux
- Secrétariat des Comités de Direction (Codir), ordre du jour, convocation, relevés de conclusions
- Procédure maintien d’activité durant les fermetures : lancer la procédure dans le respect des calendriers et assurer l’articulation avec les services ad’hoc
- Procédure contrôle d’accès au 2ème étage de la MUDD : faire valider les demandes et les mettre en œuvre
- Procédure évènements festifs sur les campus : traiter les demandes d’autorisation avec les services concernés – initiation de la rédaction de la procédure multi-sites
- Procédure Gestimmo : assurer la saisie d’inventaire pour le compte de la Présidence
- Assurer le soutien technique et logistique des réunions de la DGS (prestations, salles, ordinateur, téléphone portable, visio…)
- Gérer la représentation du DGS (présence, pouvoir, excuses)
- Procédure Temporis : validation des demandes de congés des directions de services sous couvert de la DGS
- Travailler dans le respect strict de la confidentialité des dossiers
Activités polyvalentes – accueil et secrétariat :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes du secrétariat général
- Répondre aux demandes d’informations relevant de son périmètre
- Participer à la gestion administrative du service en appliquant les procédures dédiées
- Assurer la bonne circulation des parapheurs remis à la Présidence pour visa ou signature de la DGS
- Connaitre les différentes délégations de signatures et leur périmètre
- Mettre en forme des courriers + enregistrement
Activités transversales :
- Appui administratif de la chargée de mission Grands Projets (SDVE Gillet….)
- Appui administratif des chargés de mission Egalité/diversité, Développement Durable TEE et de la Docteur vétérinaire de l’UCBL (déplacements, prestations lors de manifestions et réunions)
- Organisation des Copil évènementiels
Participer à la cohésion et la continuité du service :
- Courrier, parapheurs, accueil, téléphone, visioconférences, réservation des salles MUDD…
- Commandes de fournitures bureau, alimentaires et petit entretien
- Logistique du service et lors de manifestations
- Participer à la gestion de la logistique autour des réunions des Grands Projets
- Suivi des tickets maintenance
- Maintien du rangement des salles de réunion et de pause
Vous serez amené à assurer ou participer à toute activité qui vous serait confiée dans le cadre de votre mission ou dans l’intérêt du service.
Niveau d'expérience souhaité : entre 1 et 3 ans
Profil recherché
Compétences opérationnelles :
- Maîtriser les techniques d’accueil et de communication.
- Maîtriser les techniques de secrétariat, de gestion administrative et de classement.
- Savoir prioriser ses tâches selon un calendrier défini.
Connaissances :
- Bonne connaissance des outils informatiques de l’établissement.
- Bonne connaissance des procédures internes.
- Bonne connaissance de l’organisation de l’établissement.
Compétences comportementales :
- Sens de l’organisation et de l’anticipation.
- Proactivité et implication professionnelle.
- Sens relationnel et esprit collectif.
- Polyvalence.
- Diplomatie, discrétion et respect de la confidentialité.
- Rigueur, fiabilité, autonomie et réactivité.
- Capacité d’adaptation.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire (santé, sciences, ESPE, Polytech, IUT, ISFA…). Composée de 16 composantes et 47 unités mixtes de recherche (UMR), 15 unités de recherche (UR), 17 structures fédératives dont 5 unités d’appui à la recherche (UAR). Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 700 étudiants/étudiantes et emploie 4 921 personnels titulaires et contractuels.
Le budget de l’université s’élève à 516 millions d’euros dont 362 millions au titre de la masse salariale. Elle dispose en outre de deux filiales de droit privé.
L’Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d’excellence et une recherche de pointe.
En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective.
Descriptif du service
Direction Générale des Services
À propos de l'offre
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En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective :
• Ses engagements : Egalité, Diversité, Laïcité, Lutte contre toutes formes de discrimination et de harcèlement,
• Ses conditions de travail : 37h30 de travail / 48,5 jours de congés, aménagement possible du temps de travail sur 4,5 jours, télétravail sous conditions,
• Son accompagnement professionnel : Médecine de Prévention, Service social, Psychologue du travail, correspondant handicap, mission d’accompagnement professionnel des personnels, développement des compétences par le plan de formation,
• Son action sociale, son offre culturelle : prestations sociales (crèche, centre de loisirs, restauration collective…), tarifs préférentiels loisirs, équipements sportifs, ateliers artistiques,
• Son accessibilité : Localisation à proximité des grands axes routiers et des transports en commun, possibilité de stationnement, locaux sécurisés pour les vélos, forfait mobilité durable.
Aucune candidature ne sera traitée dans l'outil. Il convient de se reporter aux contacts mentionnés dans la fiche de poste.
Pour postuler : Dès que possible
Envoyez un CV et lettre de motivation à : job-ref-vjrx9il9h95ht@emploi.beetween.com
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De manière ponctuelle, l’amplitude horaire peut être étendue.
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Vacant à partir du 01/11/2026
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Assistante / Assistant de direction
