Université Lyon 1 - Secrétaire de département (H/F)
Référence : 2026-2385540
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université Claude Bernard Lyon 1
Université Claude Bernard Lyon 1 - Localisation : 69100 Villeurbanne
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 1 508,51 € (brut/mois) € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Vous aurez pour mission(s) d'assurer le secrétariat et l'assistance technique, logistique des Directeurs des Études et réalisera des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures au sein du département.
Vous devrez :
- Assurer l'accueil et la gestion des échanges : accueillir et orienter les étudiants, gérer les appels téléphoniques, le courrier et la diffusion des informations.
- Réaliser le suivi administratif : rédiger et mettre en forme les documents administratifs, assurer le suivi des dossiers, mettre à jour les bases de données, classer et archiver les documents.
- Contribuer au bon fonctionnement du service : participer à la gestion courante, à l'organisation logistique, accompagner les équipes enseignantes et veiller à l'application des procédures et de la réglementation.
- Assurer un appui à la coordination des activités : retranscrire les informations, prendre des notes en réunion, relancer les interlocuteurs, participer à des actions de formation et faciliter la circulation de l'information.
Logiciels ou matériels spécifiques utilisés : Pack Office, logiciels Lyon 1
Profil recherché
Vous devrez avoir des compétences opérationnelles, comme :
- Maîtriser les outils et la gestion administrative : utiliser les logiciels métiers et les outils bureautiques, gérer les documents, les classer et assurer leur suivi.
- Assurer une communication efficace : accueillir et informer les différents publics, rédiger des documents administratifs et assurer un reporting fiable.
- Appliquer les procédures et la réglementation : mettre en œuvre les règles en vigueur, notamment dans le domaine de la formation et de la vie étudiante, et contribuer à l'élaboration de procédures de gestion.
- Travailler en collaboration : coopérer avec les équipes, coordonner les échanges et contribuer au bon fonctionnement du service.
Également, les connaissances attendues sont :
- Maîtrise des techniques de communication et d'accueil : accueil physique et téléphonique, communication professionnelle et relation avec les usagers.
- Maîtrise des outils numériques et documentaires : élaboration de documents, utilisation des outils bureautiques et culture numérique.
- Connaissance de l'environnement professionnel : compréhension du fonctionnement de l'établissement, de son environnement et de ses réseaux professionnels.
Enfin, les compétences comportementales recherchées sont :
- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Sens relationnel
- Respecter la confidentialité
- Empathie
Niveau d'expérience souhaité : 1 an
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire (santé, sciences, ESPE, Polytech, IUT, ISFA…). Composée de 16 composantes et 47 unités mixtes de recherche (UMR), 15 unités de recherche (UR), 17 structures fédératives dont 5 unités d’appui à la recherche (UAR). Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 700 étudiants/étudiantes et emploie 4 921 personnels titulaires et contractuels.
Le budget de l’université s’élève à 516 millions d’euros dont 362 millions au titre de la masse salariale. Elle dispose en outre de deux filiales de droit privé.
L’Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d’excellence et une recherche de pointe.
En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective.
Descriptif du service
Sur le site Villeurbanne Gratte-Ciel de l'IUT Lyon 1, la personne recrutée sera affectée au département Techniques de Commercialisation (680 étudiants en BUT ou en Licence professionnelle, 28 enseignants permanents, 3 personnels administratifs et techniques).
À propos de l'offre
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En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective :
• Ses engagements : Egalité, Diversité, Laïcité, Lutte contre toutes formes de discrimination et de harcèlement,
• Ses conditions de travail : 37h30 de travail / 48,5 jours de congés, aménagement possible du temps de travail sur 4,5 jours, télétravail sous conditions,
• Son accompagnement professionnel : Médecine de Prévention, Service social, Psychologue du travail, correspondant handicap, mission d’accompagnement professionnel des personnels, développement des compétences par le plan de formation,
• Son action sociale, son offre culturelle : prestations sociales (crèche, centre de loisirs, restauration collective…), tarifs préférentiels loisirs, équipements sportifs, ateliers artistiques,
• Son accessibilité : Localisation à proximité des grands axes routiers et des transports en commun, possibilité de stationnement, locaux sécurisés pour les vélos, forfait mobilité durable.
Aucune candidature ne sera traitée dans l'outil. Il convient de se reporter aux contacts mentionnés dans la fiche de poste.
Pour postuler : Dès que possible
Envoyez un CV et lettre de motivation à : job-ref-p99cvhd16w5ht@emploi.beetween.com
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Temps incomplet = 70%
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Vacant à partir du 01/09/2026
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Secrétaire
