Université Lyon 3 - Gestionnaire administratif d'école doctorale H/F

À ce titre, il/elle constitue un interlocuteur privilégié des doctorants, des directeurs de thèse, des unités de recherche et des établissements partenaires, contribuant au bon fonctionnement et au rayonnement des écoles doctorales

Missions principales :

Gestion administrative et pédagogique

• Assurer l'instruction et le contrôle de conformité des dossiers de candidature en doctorat.
• Assurer le suivi des inscriptions administratives et pédagogiques des doctorants tout au long de leur parcours.
• Suivre et contrôler la réalisation des obligations de formation doctorale.
• Organiser et assurer le suivi des Comités de Suivi Individuel (CSI), notamment pour l’école doctorale de sciences économiques et de gestion.
• Instruire les demandes de renouvellement d’inscription et de césure, en veillant au respect de la réglementation en vigueur.
• Produire des indicateurs d'activité, des bilans et contribuer aux enquêtes institutionnelles et nationales (SIREDO, HCERES, suivi de l'insertion professionnelle des docteurs, rapports annuels, etc.).
• Préparer et participer aux instances des écoles doctorales (conseils, commissions, groupes de travail) et assurer le suivi des décisions prises.
• Concevoir, coordonner et participer à l'organisation des événements des écoles doctorales (journées de rentrée, colloques, ateliers, conférences, workshops…).
• Assurer une coordination permanente avec les laboratoires, les composantes de l'université, les services centraux et les partenaires académiques.

Secrétariat

• Accueillir, informer et accompagner les candidats, doctorants, directeurs et directrices de thèse, ainsi que les partenaires extérieurs.
• Assurer la gestion quotidienne du courrier, de la messagerie et des demandes des usagers.
• Organiser les réunions et en assurer la préparation logistique.
• Rédiger et diffuser les comptes rendus, notes et documents administratifs.
• Alimenter, mettre à jour et fiabiliser les bases de données et outils de suivi.
• Assurer la gestion, le classement et l'archivage des dossiers administratifs conformément aux procédures en vigueur.
• Piloter la logistique des activités des écoles doctorales : réservation des espaces, organisation des visioconférences, gestion des accès numériques et des fournitures.