Assistante du Directeur du conservatoire - Mairie de VILLEBON-SUR-YVETTE
Référence : O091260521000358
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Villebon-sur-Yvette
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Assister le Directeur pour la préparation et le suivi de certains dossiers. Assurer le secrétariat du conservatoire et le suivi administratif du service en lien avec les autres services municipaux. Accueillir et renseigner le public (élèves et parents d’élèves) au conservatoire de musique de Villebon sur Yvette. Apporter un soutien administratif à l’équipe enseignante
. Accueillir et renseigner le public (accueil physique et téléphonique d’élèves, parents, enseignants)
. Rédiger des courriers (papier ou électronique), des compte-rendu de réunion, des notes de service
. Tenir à jour le chrono et le suivi des courriers, des mails et des réclamations sur le logiciel courrier
. Assurer le suivi du planning et la présence des élèves et le suivi de la scolarité ;
. Assurer l’agencement et le suivi du planning des enseignants concernant les salles de cours, les horaires, les jours etc.…
. Gérer les présences en établissant un relevé mensuel
. Préparer les éléments à transmettre à la direction des ressources humaines concernant les absences, remplacements, renouvellement des contrats des enseignants non titulaires, contrats pour remplaçants, pour les intervenants extérieurs
. Préparer les éléments de facturation concernant les prestations des usagers pour la régie unique
. Gérer et renouveler la régie d’avance
. Gérer le parc instrumental
. Participer à la préparation budgétaire en soutien du Directeur et assurer le suivi : achat de matériel, bon de commandes, facturation en lien avec le service comptabilité
. Etablir administrativement et suivre les dossiers de demandes de subventions, d’agrément ou de concours préparés par le Directeur
. Assurer la logistique des manifestations musicales : courrier d’information, fiches techniques, location, transport de matériel… et y participer ponctuellement
. Concevoir divers supports de communication (affiches, programmes), mettre à jour le site internet ;
. Préparer les rentrées scolaires : constitution des dossiers d’inscription, des classes par discipline, par cycle, création des livrets de présences, répartition des salles de cours etc.…
. Assurer la maintenance et la gestion du petit matériel
. Tenir à jour les données au sein du logiciel métier I-Muse
Profil recherché
Connaissances (savoirs)
Intérêt pour le secteur culturel et artistique Expérience en secrétariat
Maitrise des outils informatiques (Office, Outlook, Internet, Intranet, Logiciel Métier I-Muse, Logiciel courrier)
Compétences (savoir-faire)
Ponctualité,
Méthode et organisation Sens de l’initiative
Maitrise de la communication orale et écrite Savoir rendre compte
Aptitudes (savoir-être) Diplomatie et discrétion Disponibilité
Excellentes qualités relationnelles, sens de l’écoute et de la communication Autonomie et adaptation selon les interlocuteurs
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
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Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Place Gérard Nevers
91140 VILLEBON SUR YVETTE
drhrecrutement@villebon-sur-yvette.fr -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur
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Art. L331-7 du code général de la fonction publique (recrutement dérogatoire des candidats reconnus travailleurs handicapés) - Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.
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Vacant à partir du 20/07/2026
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
