Responsable du service Accueil et Evénementiel

Coordination et pilotage :

•Piloter l’activité d’accueil et de gestion des événements du campus.
•Coordonner les activités de soutien liées à l’accueil (physique et numérique) et à l’événementiel, en collaboration avec les autres services du campus (manutention, communication, sécurité, etc.).
 

Gestion des événements :

•Planifier et superviser l’organisation des événements (colloques, réunions institutionnelles, cérémonies, etc.) en assurant leur bon déroulement logistique, technique et administratif.
•Gérer les réservations des locaux (grand château, salles de réunion, espaces extérieurs du parc) et veiller à leur optimisation, en tenant compte des contraintes liées au classement du parc (règles d’usage, capacités, etc.).
•Assurer l’interface avec les prestataires externes (traiteurs, sociétés de sonorisation, sécurité privée, etc.) : négociation, suivi des contrats, validation des prestations, et évaluation de la qualité.
•Vérifier la conformité et la validité des lieux et installations (sécurité, accessibilité, normes ERP, respect du patrimoine classé) avant chaque événement.
 

Gestion administrative et financière :

•Suivre les crédits budgétaires alloués aux activités d’accueil et d’événementiel, en collaboration avec le service financier du campus (élaboration des prévisions, reporting, optimisation des coûts).
•Assurer le suivi administratif des personnels du service : plannings, absences, congés, formation des équipes.
•Encadrement hiérarchique de l’équipe du service
 

Relation usagers :

•Assurer l’accueil des usagers en garantissant une expérience de qualité, en cohérence avec l’image du campus et de ses valeurs.