Assistant-e de direction auprès de directions scientifiques

- La contribution au fonctionnement des deux directions scientifiques ;

- L’appui à l'organisation de concours et le suivi budgétaire ;

- La mise en place d'actions d'information et de communication.

Votre activité s’inscrira dans un environnement de travail exigeant et collaboratif, en interaction étroite avec de nombreux interlocuteurs internes (équipes scientifiques, fonctions support, direction générale) ainsi qu’avec des partenaires externes (institutionnels, nationaux et internationaux). Vous contribuerez au bon fonctionnement des directions scientifiques et à la fluidité des échanges entre les acteurs.

Dans ce cadre, vous serez en charge des activités suivantes :

Appui administratif et organisationnel :

- Gérer les agendas et organiser les réunions ;

- Assurer l’accueil téléphonique et la gestion des courriers ;

- Organiser les déplacements, gérer les fournitures et assurer le classement et l’archivage ;

- Préparer les réunions (logistique, dossiers) et rédiger des relevés de décision ;

- Assurer le suivi de dossiers, l’élaboration et la mise à jour de tableaux de bord.

Gestion budgétaire et appui aux procédures :

- Participer à la préparation et au suivi des budgets des directions scientifiques ;

- Contribuer à l’organisation et au suivi des concours scientifiques et procédures d’avancement.

Communication et outils collaboratifs :

- Contribuer à la formalisation et à l'animation des espaces de travail collaboratifs des directions scientifiques (type Sharepoint) ;

- Contribuer à l’organisation matérielle et logistique d’événements (séminaires, webinaires, colloques) pilotés par les directions scientifiques.