Adjoint Administratif - CCAS/EHPAD Ste Famille NUEIL LES AUBIERS
Référence : O079261020000434
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Centres communaux d'Action Sociale
- Localisation : Nueil-les-Aubiers
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Au sein de l’Etablissement d'Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes (EHPAD), l’employé administratif recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service, dans le domaine de compétences qui lui est attribué (accueil physique et téléphonique, gestion administrative des résidents, gestion comptable et financière).
Il remplit ses missions sous la responsabilité du directeur d’établissement en lien avec l’employée administratif en charge des ressources humaines.
1. ACCUEIL - SECRETARIAT
Accueil physique et téléphonique du public
Gestion du courrier de l’établissement (départ et arrivée)
Gestion et distribution du courrier des résidents
Recueil, saisie, mise à jour et/ou sauvegarde de dossiers, données, d’information, de tableaux, de fichiers
Gestion de l’information, classement et archivage de documents
2. GESTION ADMINISTRATIVE DOSSIERS RESIDENTS
Accueil des résidents et familles
Gestion des dossiers d’inscription et d’admission
Tenue des registres
Accompagnement des usagers pour l’élaboration des dossiers de prestations (allocations, aide sociale, APA, aide à la complémentaire santé)
Suivi des dossiers, de l’entrée du résident à sa sortie définitive
3. GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE
Facturation des résidents : mensuelle (trimestrielle pour les résidents à l’aide sociale)
Mandatement et liquidation des factures de fonctionnement et d’investissement
Suivi de l’état de l’actif, des immobilisations et des amortissements
Suivi des emprunts
Suivi des marchés publics
Suivi des amortissements de subvention
Recettes annexes (P503, portage des repas, repas du personnel, loyers, etc.)
Etat des dépenses et recettes à régulariser
Déclaration TVA
Régies recettes
Participation aux phases budgétaires : budget primitif et compte administratif
Gestion et suivi des tableaux de bord de dépenses
Suivi du nombre de journées d’hébergement réalisées
Gestion et suivi des loyers
Gestion et suivi des repas extérieurs (contrats facturation)
Gestion et suivi des repas à domicile (contrats facturation)
4. GESTION LOGISTIQUE
Réalisation et suivi des commandes de fournitures de bureaux,
Demandes et suivis des devis.
5. AUTRES ACTIVITES
Reproduction et diffusion de documents,
Suivi des ordres de mission et des prêts de matériel,
Classement et archivage,
Relations avec des partenaires extérieurs : sous préfecture, centre de gestion, trésorerie…
Profil recherché
Savoirs faire
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics :
- S’exprimer en face à face auprès d’une ou plusieurs personnes, avec aisance et clarté,
- Recevoir et orienter les demandes, téléphoniques ou en face à face,
- Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou de priorité,
Rédiger, réactualiser et mettre en forme des écrits, des documents et/ou rapports :
- Réaliser des supports écrits : procès-verbaux, délibérations, comptes rendus de réunions, courriers, notes de service,
- Créer, alimenter et mettre en forme des tableaux,
Définir, adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire :
- Trier, classer et archiver des documents,
- Suivi des archives,
Organiser, anticiper, planifier et gérer son temps et sa charge de travail en fonction des priorités :
- Hiérarchiser les tâches selon les délais impartis,
- Planifier les activités en fonction des impératifs réglementaires,
- identifier et prioriser les actions relevant de son domaine d’activités,
Respecter le secret professionnel et le devoir de réserve :
- Identifier les informations communicables à autrui,
- Conserver une neutralité dans la transmission d’information,
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations pour informer les différents publics :
- Rédiger des messages, des notes,
- Tenir à jour les tableaux d’affichage,
Travailler en équipe et en réseau :
- Prendre en compte les observations et avis des autres professionnels,
- Relayer les observations et informations relevant de son champ de compétence,
- Participer à des réunions de travail,
Contribuer à la démarche d’amélioration continue de la qualité
- Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre du projet d’établissement,
- Rédiger des protocoles/procédures en lien avec son domaine de compétences,
Prendre des initiatives et être force de propositions, être autonome
Utiliser les outils bureautiques / technologies d’information et de communication
SAVOIR-ETRE - MANIERE DE SERVIR
Capacité d’adaptation Capacité à travailler
en équipe Comportement adapté dans ses relations avec autrui
- S'informer des nouveautés (organisation, métier, vie de l’Ehpad)
- Accepter les changements (organisation, collègue, informatique…)
- Prendre des initiatives dans la limite de ses compétences - Partager les informations,
- Intégrer des stagiaires et/ou nouveaux collègues,
- Savoir se dire les choses, écouter et communiquer,
- Uniformiser les pratiques,
- Appliquer les décisions prises par l’équipe pluridisciplinaire,
- Adapter son langage à la situation et à la personne
- Adapter une attitude bienveillante, respectueuse et empathique
- Ecouter sans apriori et chercher à comprendre
- Etre souriant, accueillant, aimable, patient et disponible
- Accepter les remarques
- Faire des remarques constructives
À propos de l'offre
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Envoyer CV et lettre de motivation à direction@saintefamille79.fr
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/01/2027
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
