Adjoint Administratif à 50 % - CDD - D ITEP

·       Accueil des personnes (familles, partenaires …),

·       Gestion administrative des entrées/sorties des résidents,

·       Gestion des états de présence des résidents (internat/accueil de jour),

·       Gestion des états trimestriels de présence (CPAM),

·       Participation à l’utilisation de Via Trajectoire,

·       Mise en œuvre de tableaux de bord et indicateurs de suivi,

·       Suivi des enquêtes,

·       Gestion des régies administratives,

·       Contrôle et regard sur les factures de fonctionnement,

·       Gestion du logiciel CHRONOS,

·       Gestion des stocks de fournitures de bureau et de matériels (suivi, contrôle, relance commandes),

·       Gestion documentaire,

·       Organisation de réunions, commissions spécialisées,

·       Prise de notes, mise en forme de documents,

·       Rédaction de notes, documents et/ou rapports,

·       Rédaction annuelle des rapports d’activités,

·       Prise de rendez-vous et gestion de l’agenda,

·       Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques,

·       Réception du courrier,

·       Traitement des courriers, dossiers, documents,

·       Organiser et contrôler les dossiers des usagers,

·       Classement, archivage,

·       Traitement des mandats et demandes patrimoine,

·       Participation à la démarche Qualité et de Gestion des Risques,

·       Contribuer aux travaux institutionnels en lien avec le projet d’établissement.

Missions spécifiques ITEP :

·       Gestion des taxis,

·       Participation préparation pré-rentrée.

Caractéristiques particulières du poste

·       Maitrise des logiciels Excel et Word

Responsables fonctionnels/Liens privilégiés

Liaison hiérarchique :

·       Directeur de l’Offre Médico-Sociale,

·       Cadre Supérieur Socio Educatif

·       Coordinatrice Educatif

Relations fonctionnelles :

·       Equipes administratives,

·       Thérapeutique,

·       Pédagogique,

·       Educatives.

Compétences attendues et souhaitées

·       Capacité d’écoute,

·       Capacité d’adaptation,

·       Sens du travail en équipe pluridisciplinaire,

·       Sens des responsabilités,

·       Autonomie et capacité à prendre des initiatives,

·       Faire preuve de discrétion professionnelle,

·       Capacité d’analyse et d’organisation.