Adjoint.e en gestion administrative - secrétariat général
Référence : 2026-2362058
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université de Limoges
Université de Limoges - Localisation : Université de Limoges
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels A voir selon profil € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Vos missions :
· Secrétariat de l’administration générale des Facultés de médecine et de pharmacie
· Planification de l’offre de formation, saisie prévisionnelle des enseignements et organisation des enseignements et examens
· Participation aux activités de communication et à l’évènementiel
Vos activités principales
1. Administration générale
- Gérer l’accueil physique et téléphonique du secrétariat général
- Rédiger des courriers, archiver des documents, gérer l’agenda du Responsable Administratif
- Gérer le secrétariat du doyen de médecine en l’absence de sa secrétaire (binôme)
- Convoquer et participer à l’organisation des conseils de gestion
- Gérer le suivi et la logistique des élections au sein des Facultés
- Mettre à jour et suivre les procédures, ressources partagées par l’ensemble des personnels
- Participer à l’organisation de l’accueil des nouveaux personnels
- Gérer le prêt et le suivi des PC portables à destination des étudiants
- Gérer les conventions d’accueil des étudiants, lycéens extérieurs à l’Université de Limoges
- Gérer les droits d’accès aux parkings et bâtiments Marcland et CBRS (personnels et étudiants)
- Éditer, encoder et activer les cartes des personnels
- Faire le lien avec la DSI pour les prolongations de droits d’accès
- Assurer le suivi de tableaux de bord
2. Planification offre de formation, saisie prévisionnelle enseignements et organisation enseignements et examens
- Mettre à jour les maquettes de formation, pour validation en Conseils de gestion
- Participer à la mise à jour des charges d’enseignement et des groupes sur APOGÉE
- Planifier dans ADE les emplois du temps des cursus de masters et des examens
- Participer à la saisie en prévisionnel dans SAGHE des services d’enseignants et des heures de vacataires
- Participer à l’organisation des examens de l’Accès Santé (épreuves écrites et orales)
3. Participation aux activités de communication et à l’évènementiel
- Suivre les demandes et autorisations d’organisation d’évènements internes et externes
- Réserver les salles et assurer les relations avec les partenaires extérieurs
- Établir les conventions de mise à disposition des locaux et en assurer le suivi dans la GEIDE
- Organiser l’aspect matériel des évènements en lien avec l’équipe logistique et multimédia
- Mettre à jour le site Internet de Médecine (rubriques Elections et Conseil de Gestion)
- Gérer les immersions de lycéens au sein des composantes de Médecine et Pharmacie
- Participer aux évènements de communication externe (JPO, Forum Limousin Santé Territoires…)
Profil recherché
Connaissances et Compétences opérationnelles :
- Utiliser les logiciels bureautiques
- Utiliser les logiciels professionnels (PEGASE, APOGEE, ADE, SAGHE, Logiciel de gestion accès…)
- Capacité d’anticipation
- Capacité à trouver des solutions aux problèmes
- Travailler en équipe et au contact du public
Compétences comportementales :
- Sens de l’organisation
- Rigueur
- Autonomie
- Discrétion – sens du service public
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Au cœur de l’Europe, l’Université de Limoges est un important pôle d’enseignement supérieur pluridisciplinaire, dans un environnement des plus propices à l’épanouissement scientifique. Ouverte, elle est un lieu foisonnant d’interactions, avec une population étudiante multiple, des structures d’accueil efficaces, des équipes proches, des formations fondées sur des recherches de très haut niveau et pour des débouchés bien identifiés. Son excellence scientifique, avec des laboratoires de pointe et des partenariats de grande envergure, contribue à inventer le monde de demain.
Créée en 1968, l’Université de Limoges est une université de proximité à taille humaine qui forme plus de 16 000 étudiants et emploie plus de 1 800 agents permanents. Site web à consulter : https://www.unilim.fr/
Descriptif du service
L’adjoint en gestion administrative au secrétariat général est rattaché à la responsable administrative des services des facultés de médecine et de pharmacie de l’Université de Limoges.
À propos de l'offre
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Nos avantages :
· Participation aux frais de transport en commun domicile-travail à hauteur de 75%
· Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
· Participation Mutuelle
· Restauration collective sur le campus universitaire
· Télétravail possible jusqu’à 3 jours hebdomadaires selon les nécessités et l’organisation du service
· Accompagnement des agents pour leur développement professionnel et préparation aux concours de la fonction publique
· Aides et prestations sociales
Comment candidater ?
Votre dossier doit impérativement comprendre :
· lettre de motivation
· curriculum vitae détaillé
· copie du diplôme le plus élevé
Ce dossier est à envoyer à : drh-recrutement-biatss@unilim.fr
AUCUN DOSSIER INCOMPLET NE SERA ÉTUDIÉ
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Vacant à partir du 01/10/2026
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
