Agent administratif polyvalent - chargé de l'Etat-Civil - Elections - Cimetière - Recensement
Référence : O059260907001112
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Râches
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Missions du poste :
L’agent est en charge des activités liées à la compétence de la gestion de l’Etat civil, élections, cimetière et le recensement.
Activités et tâches principales du poste :
SECRETARIAT :
- Rédaction et saisie des courriers du maire des élus et du directeur général des services vers les administrations et les partenaires extérieurs,
- Prise de note, rédaction et mise en forme de contenus divers (courriers, compte-rendu, synthèse etc…),
- Enregistrement du courrier arrivé et départ
ETAT CIVIL :
- Recevoir et instruire les actes de déclaration et de célébration, relative à l’état civil.
- Apprécier la demande au regard des différents documents.
- Contrôler l’authenticité des documents fournis
- Remise des registres au TGI
- Célébration cérémonies, mariages, parrainages, noces…
AFFAIRES GÉNÉRALES :
- Les demandes de titres de séjour et d’attestation d’accueil pour les étrangers.
- Recenser les inscriptions militaires et transmettre par dématérialisation au Centre du Service National de Lille.
- Animaux errants
ELECTIONS :
Assurer le suivi et la gestion des listes électorales :
- Réception et contrôle de l'authenticité des documents et attestations fournies.
- Saisie des inscriptions sur les listes électorales.
- Traitement des inscriptions électorales sur internet et gestion des dossiers incomplets.
- Participer à la préparation matérielle et à l'organisation des scrutins :
- Vérification et préparation du matériel.
- Assurer la mise en place des documents nécessaires au vote.
- Assister les bureaux de vote les dimanches d'élections.
- Accueil, renseignement et explication expliquez aux usagers sur les modalités et procédures liées aux élections.
- Tenue et préparation de la commission de contrôle des listes électorales.
CIMETIERE :
- Gestion du cimetière
- Délivrance des autorisations d’inhumation et d’exhumation
- Tenue du registre des concessions (avec le numéro, état, propriétaires)
- Vente de concessions du cimetière et suivi du fichier
RECENSEMENT :
- Etablir les délibérations, recrutement des agents recenseurs et leurs suivis avec le coordonnateur communal.
Profil recherché
Compétences nécessaires :
Secrétariat
Savoir-faire :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Saisir des documents de formes et de contenus divers
- Gérer et actualiser une base d'informations
- Vérifier la validité des informations traitées
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels
- Rédiger des documents administratifs
- Enregistrer ou saisir des données informatiques
- Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
Savoir-être :
- Avoir le sens de l’accueil
- Ecouter et reformuler les demandes,
- Comprendre les Administrés et prendre en compte leurs attentes
- Faire preuve d'adaptation
- Faire preuve d'esprit d'équipe
- Faire preuve de rigueur et d'organisation
Etat-Civil
Savoir-faire :
- Information générale relative à l'état civil
- Conventions internationales sur la délivrance des actes
- Règles communes à la rédaction des actes d'état civil
- Procédures administratives de délivrance des actes d'état-civil
- Cadre réglementaire en matière de nom de famille des conjoints, des parents et des enfants
- Législation sur l'autorité parentale et transmission du nom
- Maitrise du logiciel de gestion de l'état-civil
- Notions de généalogie
- Procédures relatives aux formalités administratives
- Procédures relatives au mariage (formalités, publication des bans, mariage in extremis, etc.)
- Droit des étrangers résidant sur le territoire
- Tenue des registres
- Tribunaux (TI, TGI)
Savoir-être :
- Sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue
- Calme et maîtrise de soi
- Rigueur et sens de l’organisation
- Discrétion et confidentialité
- Autonomie
Cimetière :
Savoir-faire :
- Bonne connaissance en matière de règlementation funéraire
- Connaître les droits en matière de donations et des reprises de concessions Savoir-être :
- Faire preuve de discrétion
- Être à l’écoute
Elections :
Savoir-faire
- Bonne connaissance en matière de la réglementation des élections,
Savoir-être
-Rigueur et sens de l’organisation
- Discrétion et confidentialité
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
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CV + Lettre de motivation obligatoire
Diplômes facultatifs
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 05/12/2026
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
