Agent en charge des évènements et manifestations communales (h/f) - MAIRIE BOIS PLAGE EN RE

Au sein de la commune du Bois-Plage-en-Ré, rattaché au service Ressources, l’agent en charge des évènements et manifestations communales assure la coordination, l’organisation, le suivi administratif et la logistique des projets culturels, des animations communales et des cérémonies officielles.

Il ou elle exerce ses missions en binôme avec l’agent en charge de la communication. Les deux agents organisent ensemble la continuité du service : leurs absences ne peuvent pas être simultanées, afin de garantir une présence permanente et une prise en charge réactive des besoins de la collectivité.

Temps complet annualisé, travail possible le soir, le week end et les jours fériés.

Missions relatives aux évènements et manifestations communales :
• Coordonner et organiser les projets culturels, les animations communales et les cérémonies officielles.
• Gérer le calendrier des évènements et conduire les réunions interservices associées.
• Assurer la logistique, la planification et l’administration des manifestations.
• Élaborer les feuilles de route et les plans d’implantation.
• Réaliser les déclarations nécessaires : préfecture, SACEM, GUSO…
• Gérer les appels à candidatures, les conventions d’occupation et la régie associée.
• Coordonner les intervenants : artistes, secouristes, food-trucks, prestataires…
• Suivre le budget des manifestations et rédiger les bilans.
• Gérer les demandes de subventions en lien avec les projets d’animations.
• Gérer les relations presses en lien avec les évènements et manifestations
• Renseigner sur le site internet de la commune les évènements et les manifestations
• Relayer auprès de Destination Ile de Ré les évènements et manifestations
• Accueillir les prestataires, artistes … lors des évènements

Missions partagées avec l’agent en charge de la communication :
• Participer à la valorisation des projets, des évènements et des animations communales auprès des habitants, des associations et des partenaires.
• Mettre à jour le site internet
• Gérer les réseaux sociaux
• Relayer les informations relatives aux évènements et manifestations et cérémonies de manière réactive, dans un délai maximal de 12 heures.
• Assurer une présence sur les évènements stations communales et, lorsque nécessaire, sur les manifestations se déroulant hors de la commune, afin de contribuer au bon déroulement des opérations.
• Participer à la constitution et à l’alimentation de la photothèque et de la vidéothèque communale
• Garantir la continuité de service en assurant le remplacement de son binôme en cas d’absence, de congés, de formation ou d’indisponibilité, dans le respect de l’organisation du service et sans cumul des absences.
• Lien avec la hiérarchie : points réguliers, rendus compte quotidien, étape de validation