agent en charge du secrétariat général du Maire et du DGS - MAIRIE DE COULOGNE
Référence : O062260929001640
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Coulogne
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Sous l'autorité du Directeur Général des Services, vous aurez la charge d'assurer le secrétariat du Maire, du Directeur Général des Services et des adjoints, vous participerez à la gestion administrative du secrétariat général, la gestion du conseil municipal et des instances municipales en collaboration avec l'agent en charge de la préparation du conseil et du DGS, la collecte des demande des usagers et des administrés.
1 Assurer le secrétariat du Maire, du Directeur Général des Services et des Adjoints
• Tenir et mettre à jour l'agenda du Maire et du DGS
• Organiser et planifier des réunions
• Coordonner l’agenda du maire avec les réunions des autres partenaires institutionnels de commune (Grand Calais Terres et Mers, Syndicats, Services de l’Etat…)
• Saisir, mettre en forme et diffuser les courriers, courriels et notes rédigés ou dictés par la hiérarchie.
• Mettre à jour les tableaux de bord de suivi des dossiers et effectuer les relances matérielles demandées.
2 Participer à la gestion administrative du secrétariat général :
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
• Gestion de la messagerie générale de la commune
• Orientation des demandes des usagers
• Ouverture et enregistrement du courrier
• Gestion des fournitures administratives
• Suivre les demandes adressées aux services municipaux et effectuer les relances nécessaires.
• Classement physique et numérique
3 Gestion du conseil municipal et des instances municipales en collaboration avec l'agent en charge de la préparation et avec le DGS
• Envoyer les convocations et les dossiers préparatoires aux conseillers municipaux dans les délais impartis, d'après les éléments fournis par le DGS.
• Assurer la logistique matérielle des séances (préparation de la salle, reprographie des documents, émargement).
• Assister aux séances pour assurer une prise de notes d'appui en vue de l'élaboration du procès-verbal.
• Saisir et mettre en forme le procès-verbal avec l’aide d’un logiciel de retranscription du conseil municipal ou autres réunions à la discrétion du maire ou du DGS
• Télétransmettre les actes administratifs en Préfecture via la plateforme dédiée (ACTES), après validation des autorités.
• Tenir à jour et relier les registres réglementaires (délibérations, arrêtés de gestion)
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4 Collecte des demandes des usagers et des administrés
• Recueillir et suivi des demandes et propositions des habitants
• Transmettre aux services les demandes suites aux instructions d’orientation du DGS
• Relance des services
• Envoi de courriers simples
Profil recherché
Qualités humaines
• Être rigoureux et organisé,
• Savoir prendre des initiatives,
• Faire preuve d'esprit d'équipe,
• Être disponible, réactif et dynamique,
• Capacité d’anticipation
• Autonomie et prise d’initiative
• Discrétion professionnelle
• Sens du service public
• Savoir gérer les priorités et les situations de stress
• Diplomatie
Qualités professionnelles:
• Capacités rédactionnelles : maîtrise de l’orthographe et de la grammaire française et de la syntaxe
• Formation en gestion administrative et droit public apprécié ;
• Bonne connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale ;
• Maitrise de l’outil informatique (Pack Office) et connaissance des logiciels de gestion du conseil municipal, messagerie professionnelle ;
• Qualités relationnelles ;
• Rigueur et sens de l’organisation ;
• Capacité à travailler en équipe et en autonomie.
• Maîtrise de la réglementation des actes administratifs (arrêtés, délibérations)
• Être capable d'alerter et de rendre compte
• Connaissance du fonctionnement hiérarchique d’une collectivité
• Prendre des notes rapidement et restituer les informations essentielles
• Travail en bureau,
• Expérience d’au moins cinq ans sur un poste similaire
• BTS SAM ou AM
• Horaires réguliers de bureau
• Disponibilité pour assister aux réunions du Conseil Municipal,
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
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Merci d'adresser vos candidatures à Monsieur le Maire 26 place de la Mairie 62137 Coulogne et de joindre vos CV, lettre de motivation et votre dernier arrêté de situation administrative
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/01/2027
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Assistante / Assistant de direction
