Assistant administratif du service culturel et du conservatoire H/F - Mairie de MAISONS-LAFFITTE
Référence : O078260722000267
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Maisons-Laffitte
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Au sein du Centre Culturel Malesherbes, placé(e) sous l’autorité du Directeur adjoint des Affaires culturelles – secteur Culture-Conservatoire – et de l’Administrateur, vous assurez le secrétariat administratif ainsi que la gestion des dossiers.
Vos principales missions seront les suivantes :
1. Assurer la gestion administrative transversale en lien avec l’administrateur
- Effectuer les demandes de devis, les saisies de bons de commande et suivi de la facturation
- Etablir les feuilles de route des artistes et organiser leur accueil sur site
- Etablir au besoin les factures liées à l’activité de la direction
2. Assurer des missions de régisseur recettes et dépenses
- Effectuer les achats de catering et aux besoins de la programmation
3. Gérer les plannings d’occupation des locaux du Centre Culturel Malesherbes
- Suivre et mettre à jour le planning général de la programmation
- suivre et mettre à jour le planning des loges et locaux annexes du centre culturel
- suivre et mettre à jour le planning quotidien d’occupation des salles de cours et des lieux de diffusion
4. Gestion des DPAE et GUSO
- Effectuer les déclarations et contrats en lien avec l’administrateur
- Effectuer les paiements via le GUSO
5. Gestion de l’accueil des compagnies
- Organiser l’accueil des compagnies sur site
- Effectuer les réservations d’hôtel et piloter la restauration sur site
6. Assurer les missions de secrétariat spécifiques au Conservatoire
- Suivre l’organisation des interventions musicales scolaires
- Suivre l’organisation des examens : établir les listes des élèves, les convocations inhérentes (élèves et jurys extérieur)
- Effectuer le suivi des dossiers administratifs des jurys des concours du Conservatoire
- Etablir les contrats de location en lien avec le régisseur d’orchestre et professeurs
- Etablir et envoyer les attestations de scolarités
- Contrôler les règlements et encaissements des frais d’inscription et des locations d’instruments
- Etablir les relances des règlements
- Etablir les formulaires de recouvrement
- Suivre et mettre à jour les fichiers administratifs des familles des élèves, des professeurs et des intervenants du Conservatoire
- Saisir et envoi des mails d’information aux familles des élèves du Conservatoire
- Prendre en charge le classement et l’archivage des dossiers
Vous serez également en charge de :
- Accueil, billetterie ou orientation des publics lors des évènements Culture- Conservatoire
= Suivre scrupuleusement les procédures
- Travailler en transversalité avec les différentes équipes
Profil recherché
SAVOIRS
- Connaissance des outils bureautique (Word, Excel)
- Connaissance du logiciel IMUSE, CIRIL, MANTY
SAVOIRS-FAIRE
- Bon niveau d’orthographe et d’expression orale.
- Capacité à transmettre les informations et à rendre compte.
SAVOIRS-ETRE
- Apprécier l’environnement d’un Etablissement d’Enseignement Artistique dans le domaine musical et théâtrale
- Sens du service public (élèves, parents, professeurs)
- Rigueur et organisation
- Capacité d'adaptation
- Disponibilité
- Esprit d'équipe
- Discrétion professionnelle
- Bonne mémoire
FORMATIONS ET QUALIFICATIONS NECESSAIRES
- Bac professionnel gestion administration
- Connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale
- Connaissance de l’environnement des milieux culturels et de l’enseignement artistique
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
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Envoyer CV et lettre de motivation à recrutement@maisonslaffitte.fr
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 22/09/2026
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
