assistant administratif (F/H)
Référence : 2026-2253901
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université de Bretagne Sud
Université Bretagne Sud - Localisation : VANNES
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Activités principales
- Assure l'accueil physique et téléphonique, informe et oriente les étudiants internationaux sur l’offre de formation et de certifications, les modalités d’inscription, les niveaux de langue, les calendriers.
- Assure le suivi des dossiers administratifs des usagers et répond aux demandes par l'application de réglementations et de procédures dédiées : inscriptions dans le logiciel des organismes certificateurs pour les certifications ou dans APOGEE pour les formations, mise à jour des données, attestations, suivi des demandes spécifiques (ex aménagements d’examens, …).
- Participe aux tests de positionnement : convocations, gestion des listes et éventuellement des salles, saisie des résultats.
- Assure le suivi des groupes de cours : met en place et réalise le suivi de l'émargement dématérialisé, effectue les relances, établit les attestations de présence pour les financeurs ou partenaires, gère les changements d’emploi du temps, communique des informations pratiques aux apprenants (étudiants/stagiaires).
- Effectue le suivi des apprenants pendant leur parcours universitaire
- Met en application dans le logiciel APOGEE les décisions liées à la scolarité : saisie et calcule dans le logiciel APOGEE les notes et résultats, contribuer à l’édition des relevés de notes et attestations des procès-verbaux de jury.
- Assure le soutien logistique de l’activité du service : gère le planning, contrôle les échéances, participe à l'organisation des examens, prépare les jurys et la cérémonie de remise des diplômes.
- Assure le lien régulier avec la responsable pédagogique des diplômes d’université.
- Coordonne la mise en œuvre administrative et logistique des sessions de certifications proposées par le centre de langues (inscriptions, salles, convocations, résultats, diplômes.)
- Répond aux demandes de l’extérieur par la sélection et la diffusion d'informations appropriées.
- Participe au recueil des données des questionnaires de satisfaction.
Activités spécifiques liées à l’environnement de travail et au service
Établit les conventions de formation professionnelle dans FCA Manager.
Participe aux surveillances de certifications ou d’examens.
Participe aux manifestations organisées par le centre de langues ou l’université permettant de promouvoir l’offre de formations du centre de langues.
Participe à l’amélioration continue des activités du centre de langues et contribue à la démarche de certification qualité (FLE, Qualiopi).
Profil recherché
De formation bac minimum ou titre de niveau équivalent, vous avez le sens du service aux usagers, vous savez faire preuve de patience et de pédagogie dans l’explication des démarches. Vous avez une capacité à travailler en équipe avec le responsable administratif, le responsable pédagogique, les enseignants. Vous avez le sens de l’adaptation : priorisation des tâches en période de forte activité (rentrée, examens, sessions de certification) et adaptation en fonction des demandes hiérarchiques.
Vous avez une bonne aisance dans un environnement numérique (dossiers partagés, formulaires en ligne, suivi des inscriptions…) ; vous savez faire preuve de discrétion et de bienveillance.
Un niveau d’anglais B1 est souhaité dans le cadre de l’accueil d’un public non-francophone (notamment lors de surveillance de certifications).
Une expérience dans un service de scolarité, un centre de langues, ou un centre d’examens serait appréciée.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Qui sommes-nous ?
L’Université Bretagne Sud a été créée officiellement le 7 février 1995, mais elle s’est construite progressivement par l’ouverture successive de ses deux instituts, 3 facultés, une école d’ingénieur et un IAE avec un rayonnement à l’international reconnu. En 2025, l’établissement va célébrer ses 30 ans.
Université entreprenante et engagée, l’Université Bretagne Sud développe 4 domaines d’excellence dans l’innovation et la recherche: Mer & littoraux, Industrie du futur, Environnement, santé & handicap, Cyber & Intelligence des données qui répondent aux enjeux de transition environnementale, économique et sociale des territoires. Cette stratégie scientifique est portée par 14 laboratoires de l’Université.
Un environnement de travail qui par sa diversité permet :
- d’évoluer dans un contexte de travail innovant et créatif ; et dans un écosystème porteur de valeurs fortes,
- de faire partie de collectifs de travail qui contribuent au développement de projets pédagogiques, numériques, de recherche et sociétaux majeurs, et s’y épanouir,
- de participer à l’accompagnement des transformations de la société et de relever les défis de demain !
Une université proche du monde socio-économique
L’Université Bretagne Sud travaille en étroite relation avec les entreprises et met en place différentes formes de rapprochement entre le monde universitaire et le monde économique. La Fondation de l’université est un exemple, mais ce n’est pas le seul. Un bon nombre de promotions sont parrainées par de grandes entreprises ou institutions. Ces collaborations permettent entre autres d’enrichir le contenu pédagogique des formations et vient s’ajouter aux connaissances théoriques reçues à l’Université.
Descriptif du service
Au sein de la direction de l’enseignement et du Centre de langues sur le campus de Vannes, sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable des affaires administratives et financières de cette direction le gestionnaire administratif (H/F) du centre de langues apporte un soutien administratif et logistique à la structure dans le respect des techniques, règles et procédures. Il/Elle assure le secrétariat de scolarité des formations dispensées par le Centre de langues (DU Passerelles, DU Études Françaises, cours de FLE) et la gestion administrative des certifications (DELF/DALF, TCF…) proposées sur les sites de Lorient, Vannes et à venir sur Pontivy. Pour ce faire, il/elle utilise pour outils des logiciels spécifiques (APOGEE, SWS, TEO, GAEL, FCA Manager, …).
À propos de l'offre
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Emploi : ouvert aux agents titulaires de catégorie C et aux agents contractuels (CDD 12 mois renouvelable)
Recrutement : Dossier (CV et lettre de motivation) + audition
Localisation du poste : Campus de Vannes
Rémunération
grille des agents titulaires de catégorie C + RIFSEEP (3689 à 3800 euros brut annuel selon le grade)
ou
grille des agents contractuels de l’UBS de catégorie C (1823 euros brut mensuel)+ régime indemnitaire (145 euros brut mensuel)
Les avantages liés au poste :
· Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental/forfait mobilités durables
· Télétravail ponctuel possible
· Régime indemnitaire pour les titulaires (application du RIFSEEP, versé mensuellement) et régime indemnitaire pour les contractuels selon politique indemnitaire de l’UBS
· Vous bénéficiez de 50 jours de congés/36h30 avec aménagement possible sur 4,5 jours (à voir avec le N+1)
· Mutuelle employeur
· Offres loisirs, sport et culture pour tous les agents
· L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)
Pour candidater
https://univ-ubs.nous-recrutons.fr -
Contraintes du poste
Déplacements ponctuels sur le site de Lorient, et marginalement sur le site de Pontivy.
Contraintes liées à la saisonnalité des tâches et à l’organisation des certifications.
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Vacant à partir du 01/09/2026
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
