ASSISTANT ADMINISTRATIF (h/f) - CTRE COM ACTION SOCIALE DE LA POSSESSI

Rattachement hiérarchique à la Directrice du Pôle Social Solidarité, vous assurez la gestion administrative du Pôle Solidarités et des projets mis en œuvre et vous serez référent/e administratif/ve du dispositif d’aide au « Permis de conduire ».

Temps de travail : 35h/semaine, remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent (article L332-13 du code général de la fonction publique, anciennement art. 3-1 loi 84-53). La durée de la mission est de 6 mois.

Vos activités principales seront les suivantes :
*Gestion administrative des projets du Pôle Solidarités :
• Participer et suivre l’administration des projets, en assurant la collaboration avec les différents services internes et partenaires.
• Organiser et coordonner les réservations (salles, sites de la ville, logistique) et préparer la documentation nécessaire (courriers, mails, confirmations de présence).
• Demander des devis, assurer la liaison pour les bons de commande (BC) et garantir la bonne organisation des actions du pôle.
• Enregistrer les décisions de la commission permanente et éditer les courriers
*Support aux réunions et à la bureautique :
• Participer à la prise de notes lors des réunions, assurer la rédaction des comptes rendus et le suivi des décisions.
• Effectuer des travaux de bureautique : mise en page, préparation des présentations et édition de dossiers en format PDF.
*Gestion logistique et conviviale des réunions partenaires :
• Organiser la convivialité pour les réunions : gestion des commandes (repas, boissons), préparation des espaces et installation logistique.
*Gestion des courriers administratifs :
• Enregistrer et gérer les courriers reçus pour le pôle « Solidarité » dans le système CINDOC.
*Référent/e administratif/ve du dispositif d’aide « Permis de conduire » :
• Assurer la liaison partenariale entre les acteurs du dispositif (partenaires et jeunes).
• Préparer les dossiers à présenter aux comités techniques
• Participer aux commissions permanentes pour la présentation des dossiers de candidature si besoin.
• Participer aux rencontres partenariales liées aux missions spécifiques du dispositif.

Vos activités secondaires seront les suivantes :
Complémentaires aux tâches de la Conseillère Sociale et de l’Assistante de direction du CCAS :

Commission restreinte :
• Rédaction des courriers de réponses,
• Entrer les décisions de la commission.
• Informer les partenaires des décisions de la commission (dossiers d’aide aux permis)
Suivi des aides facultatives
Actualiser le listing des partenaires par thématique.

* Vos conditions d'exercice :
- Lieu : CCAS de la Possession
- Temps de travail : 35H00 par semaine.