Assistant administratif pour l'OCIM
Référence : 2026-2305995
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université Bourgogne Europe (UBE)
Université Bourgogne Europe - Localisation : OCIM, 36 rue Chabot Charny, 21000 DIJON
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Vous contribuez au bon fonctionnement quotidien du service en assistant à la mise en œuvre des procédures administratives, financières et logistiques. À ce titre, il/elle veille à la bonne circulation de l’information entre la direction, la responsable administrative, les équipes internes, les services centraux de l’Université Bourgogne Europe, les prestataires et les usagers de l’Ocim.
Le poste participe directement à la qualité du service rendu, en assurant un traitement fiable, réactif et rigoureux des demandes, un accompagnement adapté des usagers, ainsi qu’un suivi attentif des dossiers. Il/elle contribue également à la mise à jour des procédures afin de garantir la continuité de service et la traçabilité des opérations.
Vous soutenez et assistez le suivi administratif et financier du service, la gestion de la boutique en ligne de l’Ocim, l’appui à l’organisation des missions et déplacements.
Suivi administratif et financier :
- Etablir les commandes d’achat
- Etablir les commandes de vente
- Assurer le suivi des rémunérations liées aux formations
- Assurer la gestion des demandes de missions, frais de missions (agents extérieurs et internes au service) et demandes de congés
Contribution à l’organisation du service :
- Accueillir (physique et téléphonique), informer et orienter les usagers, intervenants, fournisseurs et partenaires de l’Ocim
- Participer à la préparation des réunions et diffusion des informations utiles
- Gérer le courrier postal
- Gérer le planning d’organisation du travail et le fichier des congés de l’équipe
En lien étroit avec la responsable administrative et la chargée de mise en ligne, vous contribuez à la gestion de la boutique en ligne :
- Accompagner les usagers dans leurs démarches, notamment dans l’utilisation de la boutique en ligne, le suivi des commandes, devis, factures ou accès aux services.
- Garantir une réponse professionnelle, fiable et adaptée aux sollicitations reçues par téléphone, courriel ou via les outils numériques.
- Gérer les commandes
- Contribuer au suivi de l’activité
- Contribuer au paramétrage de la boutique
Profil recherché
Vous êtes titulaire du Bac (diplôme minimal de niveau 4) dans le domaine administratif) et disposez d'une expérience administrative.
Compétences :
- Maîtrise de l’outil SIFAC+ (modules dépenses, recettes et missions)
- Maîtrise des outils numériques UBE : Intranet, Assistance, Teams
- Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur Excel)
- Maîtrise des plateformes de commande en ligne (Ugap, Fiducial)
- Maîtrise de Wordpress, système de gestion de contenu utilisé pour la boutique en ligne
- Capacité rédactionnelle
Savoir-être :
- Rigueur, autonomie et réactivité
- Discrétion (secret professionnel)
- Sens de l’organisation et sens du travail en équipe
- Qualités relationnelles (relations clients, fournisseurs)
CONTRAT – CONDITIONS D'EXERCICE
- Prise de poste ou début de contrat prévisible : A partir du 01/09/2026
- Fin de contrat prévisible : 28/02/2027
- CDD catégorie B
- Temps incomplet (50%)
- Rémunération : 935 € brut mensuel
CANDIDATURE
Les candidatures comporteront obligatoirement un CV détaillé et une lettre de motivation. Un dossier incomplet peut ne pas être étudié.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Compétences attendues
cf descriptif du profil recherché
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Site Université Bourgogne Europe
Descriptif du service
L’Ocim, Office de coopération et d’information muséales, est une entité unique en France.
Service général de l’UBE, il a pour mission principale d’apporter un appui et un accompagnement aux politiques publiques initiées et conduites par le ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Espace, notamment dans le cadre du dialogue entre science et société.
L’Ocim explore les enjeux du monde contemporain à travers le prisme des institutions muséales et patrimoniales, en s’intéressant aux liens que celles-ci contribuent à construire entre les sciences, les patrimoines et la société. L’Ocim conçoit et met en œuvre des actions de formation, organise des événements professionnels et assure la production de ressources éditoriales.
L’activité de l’Ocim est structurée en 4 équipes correspondant aux quatre secteurs d’expertise :
- Formations et développement professionnel ;
- Observation et intelligence économique ;
- Édition ;
- Supports et développement.
À propos de l'offre
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Vacant à partir du 01/09/2026
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Assistante / Assistant de direction
