Assistant au référent des archives (h/f) - Communauté de Communes du Pays Noyonnais
Référence : O060261021000724
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Etablissements publics de coopération intercommunale
- Localisation : Noyon
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Sous l’autorité de la Directrice des Affaires Générales et des Moyens et en lien étroit avec le référent des archives, l’assistant participe à la gestion, au classement, à l’organisation, au conditionnement et au stockage des documents administratifs de l’ensemble des directions de la collectivité, dans le respect de la réglementation en vigueur et des procédures établies.
Il apporte un soutien administratif, technique et logistique au référent des archives dans le suivi et la gestion des documents archivés. Il contribue également au bon fonctionnement du service en assurant ponctuellement un renfort à l’accueil, notamment en cas d’absence ou de besoin particulier.
Activités principales :
Assistance à la gestion des archives :
- Participe au classement, au tri, au conditionnement et au stockage des documents administratifs dans les espaces dédiés aux archives.
- Contribue à l’organisation et au rangement des documents selon les méthodes de classement et de codification définies par le référent des archives.
- Participe à la numérotation, à l’identification et à l’inventaire des documents archivés.
- Assure la mise à jour des tableaux de suivi et des outils de gestion des archives, notamment sous Excel.
- Participe à la collecte des documents à archiver auprès des différents services de la collectivité.
- Répond aux demandes de recherche de documents émanant des services municipaux, sous la supervision du référent des archives.
- Participe à la préparation et à la mise à disposition des documents demandés, dans le respect des procédures de consultation établies.
- Contribue au maintien de l’ordre, du rangement et de la bonne tenue des espaces de stockage.
- Participe aux opérations d’élimination des documents arrivés au terme de leur durée de conservation, conformément aux procédures réglementaires et sous la responsabilité du référent des archives.
- Apporte une aide technique et logistique aux services de la collectivité dans le cadre des opérations d’archivage.
- Rend compte au référent des archives des difficultés rencontrées et des éventuelles anomalies constatées.
Activités annexes :
Renfort ponctuel à l’accueil :
- Assure le remplacement ou le renfort des agents d’accueil en cas d’absence ou de besoin du service.
- Assure l’accueil physique et téléphonique des usagers.
- Oriente et renseigne les usagers en fonction de leurs demandes et les dirige vers les interlocuteurs ou services compétents.
- Assure la transmission des appels et des messages aux services concernés.
- Apporte une assistance aux tâches courantes liées au fonctionnement de l’accueil, selon les besoins du service et les consignes de la hiérarchie.
Profil recherché
Savoirs
- Connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale
- Connaissances informatiques notamment excel et word pour le suivi des archives
- Travailler en équipe
Savoir-faire
- Classer, trier et organiser des documents selon des consignes définies.
- Appliquer une méthode de classement et de codification des documents.
- Renseigner et mettre à jour des tableaux de suivi sous Excel.
- Rechercher et retrouver des documents à partir d’informations disponibles.
- Respecter les procédures de conservation, de consultation et de communication des documents.
- Manipuler, déplacer et stocker les documents et les cartons d’archives en respectant les règles de sécurité.
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels mis à disposition.
- Accueillir, renseigner et orienter les usagers.
- Répondre aux appels téléphoniques et transmettre les messages aux interlocuteurs concernés.
- Appliquer les consignes du référent des archives et rendre compte de son activité.
- Organiser son travail en fonction des priorités et des besoins du service
Savoir-être
- Organisé, rigoureux, consciencieux
- Avoir le sens du relationnel
- Disponibilité
- Sens de l’organisation et de l’observation
Qui sommes-nous ?
Les établissements publics de coopération intercommunale (EPCI) sont des structures administratives permettant à plusieurs communes de se regrouper afin d’exercer ensemble certaines compétences. Il existe des EPCI à fiscalité propre et des EPCI sans fiscalité propre. L’objectif des structures intercommunales est de mutualiser les moyens, coordonner l’action publique et conduire des projets à une échelle plus pertinente que celle de la commune seule. Cela permet d’assurer une meilleure cohérence des politiques locales, de renforcer l’attractivité économique et résidentielle des territoires et de développer des services publics de proximité adaptés aux besoins. Sous l’effet d’un déploiement des structures intercommunales et des transferts progressifs de compétences des communes intervenus depuis 30 ans, une grande partie des grands services publics locaux et des équipements structurants relève désormais d’une gestion mutualisée à l’échelle des EPCI.
Les EPCI à fiscalité propre (qui disposent de produits fiscaux) se composent de quatre catégories :
- La communauté de communes : regroupe des communes d’un même bassin de vie. C’est la forme la plus répandue. Il en existe 987 et le seuil de création des communautés de communes est fixé à 15 000 habitants minimum.
- La communauté d’agglomération : regroupe au moins 50 000 habitants, avec une ville centre de 15 000 habitants minimum. Il en existe 230.
- La communauté urbaine : regroupe les agglomérations de plus de 250 000 habitants. Il en existe 14.
- La métropole : créée pour les plus grands pôles urbains (au moins 400 000 habitants dans une aire urbaine de plus de 650 000 habitants). Il en existe 21.
En 2023, la population moyenne par EPCI est en moyenne :
- Dans les communautés de communes de 22 083 habitants
- Dans les communautés d’agglomération de 106 441 habitants
- Dans les communautés urbaines de 227 862 habitants
- Dans les métropoles de 887 196 habitants.
Les compétences d’un EPCI varient selon la catégorie, mais portent généralement sur des domaines stratégiques du quotidien et du développement des territoires. Selon sa catégorie, il exerce notamment des compétences obligatoires telles que le développement économique, l’aménagement de l’espace, la gestion des zones d’activités, la collecte et le traitement des déchets, l’équilibre de l’habitat, l’eau et l’assainissement, les transports publics et la mobilité, la politique de logement, ou encore la gestion des équipements sportifs et culturels. A côté des compétences obligatoires définies par le législateur pour chaque catégorie d’EPCI, d’autres compétences peuvent être volontairement transférées par les communes membres, ce qui donne à chaque EPCI un périmètre d’action spécifique, adapté aux réalités locales. Une métropole aura évidemment plus de missions et de compétences qu’une communauté de communes.
Concernant les EPCI sans fiscalité propre, ils ont été créés pour gérer des compétences spécifiques et limitées (eau, déchets, etc.) par un groupement de communes, et sont financés par les contributions de ses membres, sans pouvoir lever d’impôt propre sur le territoire. Leur nombre est en baisse constante (on en dénombre 5282 en 2026), absorbé par les EPCI à fiscalité propre. Lorsque l’on parle d’EPCI sans spécifier la fiscalité, on parle d’ailleurs des EPCI à fiscalité propre. Il existe :
- Les syndicats d’agglomération nouvelle (ne peuvent plus être créés, sont en voie d’extinction. 4 049 établissements au 01/01/2026)
- Les syndicats de communes: SIVU (Syndicat intercommunal à vocation unique) et SIVOM (Syndicat intercommunal à vocation multiple). On en dénombre 1 233 au 01/01/2026
La gouvernance d’un EPCI repose sur un conseil communautaire ou syndical, composé d’élus issus des communes membres, et dirigé par un Président élu par le conseil communautaire. Celui-ci joue un rôle comparable à celui d’un Maire à l’échelle intercommunale : il prépare et exécute les décisions, pilote l’administration, représente l’EPCI et coordonne l’action des services. Les agents intercommunaux travaillent en lien étroit avec les communes, dans une logique de complémentarité et de coopération. Des commissions thématiques préparent les décisions, et les décisions prises au niveau intercommunal s’imposent aux communes membres dans les domaines de compétence transférés.
Les EPCI se distinguent par leur grande diversité territoriale et fonctionnelle. Certains couvrent des territoires ruraux étendus, d’autres structurent de grands bassins de vie urbains ou métropolitains. Travailler au sein d’un EPCI, c’est s’inscrire dans une dynamique collective et stratégique. Les métiers y sont souvent spécialisés et tournés vers la conduite de projets, l’ingénierie territoriale et l’innovation publique. Les agents participent à des politiques structurantes, au service de plusieurs communes et de milliers d’habitants, tout en conservant un ancrage territorial fort.
À propos de l'offre
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Si vous n'avez pas été recontacté par nos services dans un délai de 4 à 6 semaines, veuillez considérer votre candidature comme non retenue.
Nous vous remercions par ailleurs pour l’intérêt porté à notre collectivité.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif
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Art. L331-7 du code général de la fonction publique (recrutement dérogatoire des candidats reconnus travailleurs handicapés) - Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.
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Vacant à partir du 20/11/2026
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie