Assistant de direction DGS / DRH (F/H)

Auprès du Directeur général délégué à l’administration (50%) :
· Gérer l’agenda :
- Assurer l’organisation et le suivi des réunions (réunions d’équipe ou ponctuelles)
- Anticiper les échéances et organiser les déplacements ;
· Organiser les réunions du conseil d’administration de CentraleSupélec :
- Assurer l’organisation logistique (invitation des administrateurs, mise à disposition des documents, etc…) ;
· Piloter le flux de documents électroniques à la signature du directeur général délégué (qui a notamment délégation de signature sur les fonctions d’ordonnateur)
· Renforcer le contrôle interne :
- Mettre en place des dispositifs de contrôle interne ;
- Contribuer à la démarche qualité (et des missions ponctuelles de vérification).
· Participer à l’amélioration continue des procédures administratives.

Auprès de la Direction des ressources humaines (50%) :
· Pilotage et coordination des instances paritaires :
- Organiser et planifier les réunions de dialogue social et de la DRH ;
- Préparer les ordres du jour, constituer les dossiers et assurer le suivi des décisions ;
- Rédiger les comptes rendus et veiller au respect des échéances réglementaires.
· Assistance de direction et soutien aux personnels de la DRH :
- Assurer l'assistance administrative de la Direction des Ressources Humaines ;
- Organiser les agendas, réunions et déplacements de la direction ;
-  Accueillir, orienter et informer les interlocuteurs internes et externes ;
-  Apporter un appui administratif aux 4 responsables de service de la DRH ainsi que le suivi du budget de la Direction des ressources humaines (demandes d’achats) en lien avec la DAAF ;
- Participer à la coordination des activités transversales de la direction ;
- Contribuer à la continuité de service et au bon fonctionnement collectif de la DRH.
· Communication interne :
- Contribuer à la communication interne de la DRH en rédigeant et en diffusant des supports d’information ;
- Assurer la mise à jour des espaces collaboratifs (intranet, espaces documentaires, etc.) ;
- Assurer l’organisation logistique des évènements RH (convention d’encadrement, journées d’accueil, séminaires, etc.).
·Suivi des dossiers sensibles de la directrice des ressources humaines :
- Assurer le suivi administratif des dossiers sensibles et l’envoi des courriers recommandés ;
- Gérer les courriers officiels et les procédures administratives ;
- Suivre les échéances, mettre à jour les dossiers et produire des tableaux de bord et indicateurs de suivi ;
- Garantir la confidentialité des informations traitées.
· Gestion des déclarations d’accidents de travail.