ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)
Référence : 2026-2318488
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Institut de France
ACADÉMIE DES SCIENCES - Localisation : 23 Quai de Conti 75006 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Description du poste :
Placé sous l’autorité des secrétaires perpétuels de l’Académie des sciences, l’assistant de direction (H/F) est affecté au sein de la direction des Comités, avis et rapports et relève de la responsabilité hiérarchique directe du directeur.
L’assistant de direction (H/F) contribue au bon fonctionnement administratif et logistique des activités de la direction, en étroite coordination avec les autres agents de la direction.
Missions principales :
Gestion administrative et secrétariat
- Assurer la tenue des agendas et le suivi du calendrier des réunions ;
- Rédiger et mettre en forme des courriers, notamment les invitations adressées aux experts et personnalités auditionnés dans le cadre des travaux des comités et groupes de travail ;
- Préparer et assurer le suivi des documents nécessaires aux réunions ;
- Assurer le classement et l'archivage des courriers et documents de la direction.
Organisation des réunions et logistique
- Préparer les réunions des comités et groupes de travail (convocations, réservations de salles, préparation des dossiers) ;
- Assurer la gestion des déplacements liés aux activités ;
- Veiller au bon déroulement logistique des réunions.
Gestion administrative et budgétaire
- Gérer les relations avec les prestataires ;
- Suivre les devis, bons de commande et factures liés aux activités du service ;
- Participer au suivi administratif des dépenses et à l’élaboration du budget de la direction.
Appui aux activités du service
- Contribuer à la veille médiatique et documentaire en lien avec les thématiques des comités et groupes de travail ;
- Participer à des sujets connexes en fonction des activités de la direction et des compétences, centres d’intérêt et aptitudes de l’agent.
Profil recherché
COMPÉTENCES REQUISES / PROFIL RECHERCHÉ :
Niveau de diplôme : niveau Baccalauréat ou Bac +2
Une expérience dans un emploi comparable serait un véritable plus
Connaissances techniques indispensables
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (suite Office) et d'Internet ;
- Bonne maîtrise de la langue française, à l'écrit comme à l'oral ;
- Notions d'anglais écrit ;
- Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion administrative ;
- Un intérêt pour les questions scientifiques constituerait un atout supplémentaire
Savoir-faire
- Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique ;
- Savoir rédiger et mettre en forme des documents administratifs ;
- Savoir organiser et suivre plusieurs activités simultanément ;
- Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus simples ;
- Savoir hiérarchiser, classer et archiver des documents ;
- Savoir analyser des factures
- Savoir analyser des documents excel (suivi administratif des dépenses)
- Faire preuve de rigueur, de fiabilité et d'autonomie dans l'organisation de son travail ;
- Gérer les priorités et les délais.
Savoir être
- Discrétion et respect de la confidentialité ;
- Courtoisie et aisance relationnelles avec des interlocuteurs variés ;
- Sens du protocole
- Sens de l'organisation ;
- Sens du service ;
- Bon relationnel et aptitude au travail en équipe ;
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Localisation
Éléments de candidature
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
A PROPOS DE L’ACADEMIE DES SCIENCES
Depuis sa création en 1666, l’Académie des sciences se consacre au développement des sciences et conseille les autorités gouvernementales en ce domaine. Indépendante et pérenne, placée sous la protection du président de la République, elle est l'une des cinq académies siégeant à l’Institut de France.
Les académiciens exercent cinq missions fondamentales : encourager la vie scientifique, promouvoir l’enseignement des sciences, transmettre les connaissances, favoriser les collaborations internationales et assurer un rôle d’expertise et de conseil.
L’Académie des sciences, personne morale de droit public placée sous la protection du Président de la République, est dotée d’une équipe administrative d’environ quarante agents, organisée autour d’un secrétariat général et de quatre directions. Elle gère plusieurs fondations abritées (sans personnalité juridique), dont trois sont des fondations historiques : d’Antoine d’Abbadie (64), de Godin de Lépinay (86) et la Maison de Louis Pasteur (39).
Pour en savoir plus : http://www.academie-sciences.fr
Descriptif du service
A PROPOS DU SERVICE
La direction des Comités, avis et rapports est composée de trois personnes : un directeur et deux chargés de mission. Cette direction fait partie du cœur de l'activité d’expertise de l'Académie des sciences. En particulier, son rôle est d’assurer le suivi administratif, éditorial et opérationnel d'une vingtaine de comités et groupes de travail réunissant des académiciens autour de questions scientifiques d'actualité, de politique de recherche, d'enseignement, d'histoire des sciences ou de valorisation du patrimoine scientifique de l'Académie.
La direction veille à la bonne organisation des réunions des comités et groupes de travail, et assure le suivi de leurs productions (avis, rapports et recommandations) destinés aux décideurs publics, aux médias, au monde éducatif et plus largement à la société.
Les agents de la direction travaillent en interaction avec l’ensemble des académiciens impliqués dans les comités et groupes de travail (une centaine de membres environ), ainsi qu'avec les autres services de l'Académie des sciences et de l'Institut de France.
À propos de l'offre
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DOSSIER DE CANDIDATURE
Important : ne pas mettre en ligne votre candidature directement sur une plate-forme de recrutement. Votre candidature ne sera pas examinée
Adresser votre dossier de candidature à Madame Aurore LOPEZ par voie électronique à l’adresse : aurore.lopez@academie-sciences.fr
En mentionnant dans l’objet du message : VOTRE NOM_ CANDIDATURE / ASSISTANT DE DIRECTION
Le dossier de candidature est composé des documents suivants, à transmettre en pièces jointes :
un CV ;
une lettre de motivation,
le diplôme détenu le plus élevé,
les deux derniers compte rendus d’évaluation professionnelle (si vous en disposez)
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CONDITIONS PARTICULIÈRES
Durée du contrat :
Si fonctionnaire :
Contrat de détachement (garantie de la situation administrative, statutaire et financière)
Si agent non titulaire (contractuel) : contrat à durée déterminée d’un an avec période d’essai de deux mois, renouvelable une fois pour la même durée.
Sujétions
L'exercice des fonctions requiert une grande discrétion, un strict respect de la confidentialité des informations traitées ainsi qu'une bonne capacité d'organisation et de gestion des priorités.
Sujétions éventuelles en fonction des événements.
Horaires pouvant être parfois décalés en fonction de l’agenda des événements
Avantages
Télétravail possible (après la période d’essai et sous réserve de l’accord de la hiérarchie)
Titres-restaurant (uniquement pour les recrutements de plus de trois mois)
5 semaines de congés annuels et 23 jours de RTT (cycle de travail de 39 heures hebdomadaires)
Adhésion à Club Employés (réduction sur de nombreux achats)
Carte « offre sociale et culturelle » avec entrées gratuites dans les fondations-musées de l’Institut et des académies.
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Vacant à partir du 01/08/2026
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Assistante / Assistant de direction
