Assistant de direction polyvalent (h/f) - Villejuif

Sous l’autorité hiérarchique de la Directrice des Accueils et Formalités, en tant qu’assistant·e de direction, vous apportez une aide permanente à celle-ci en termes d'organisation, de gestion, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

Vous assurez également des tâches en back-office propres au service Formalités administratives.

Au sein de la Direction, vous assurez l’organisation et la coordination de la vie professionnelle de la Directrice tout en contribuant au bon fonctionnement des services de formalités administratives. À ce titre, vous prenez en charge l’accueil téléphonique, réceptionnez et orientez les demandes, conseillez les agents vers les services compétents et assurez la transmission des messages. Vous gérez l’agenda de la Directrice en organisant ses rendez-vous et en hiérarchisant les sollicitations selon leur degré d’urgence ou de priorité.
Vous participez à l’organisation logistique des réunions et des déplacements en assurant la réservation des lieux, l’envoi des convocations et invitations, ainsi que le suivi des participants. Vous prenez également des notes et rédigez différents courriers administratifs, en réalisant les recherches nécessaires à l’élaboration des réponses. Dans le cadre de la préparation des réunions de la Directrice, vous constituez et mettez à jour les dossiers nécessaires à l’anticipation de ses interventions.
Vous assurez par ailleurs la saisie et la mise en forme de documents variés, le suivi de projets transverses, notamment sur le plan budgétaire, et le traitement administratif des factures et des bons de commande en lien avec le service financier. Vous participez également au suivi administratif interne de la direction, notamment à travers la gestion des commandes pour les services et la mise à jour de tableaux de suivi du personnel.

En complément de ces missions, vous participez aux activités du service des formalités administratives.
À ce titre, vous contribuez au traitement du courrier et des demandes d’actes d’état civil, à la gestion des dossiers et déclarations d’état civil ainsi qu’au traitement des demandes de titres d’identité, d’attestations d’accueil, d’inscriptions sur les listes électorales et de recensement citoyen.
Vous assurez également l’accueil des usagers et participez aux événements organisés par le service, tels que les cérémonies de citoyenneté ou de remise de diplômes du travail, ainsi qu’à l’organisation des scrutins politiques.