Assistant de direction

Le service secrétariat et accueil est composé de deux agents. L'assitant de direction est responsable du service et à ce titre encadre l'agent chargé de l'accueil.
Le service est placé sous la responsabilité du directeur-adjoint en charge du pilotage des ressources.
En contact étroit avec l'ensemble des communautés de l'ENSAS, les agents du service veillent à apporter une réponse adaptée à chacun, à connaitre parfaitement le fonctionnement de l'établissement afin d'orienter au mieux tous les interlocuteurs de l'ENSAS.
En tant qu'interlocuteur privilégié de toutes les communautés de l'établissement, son rôle est également d'anticiper, prévenir et alerter la direction de l'établissement afin de contribuer au bon fonctionnement de l'établissement
Missions principales :
-Assister, conseiller et alerter l'équipe de direction
-Gérer les rendez-vous, déplacements, réunions
-Gérer le courrier classement, suivi
-Gestion des conventions de l'établissement-tous services confondus (formalisation et suivi)
-Gérer les frais de bouche (mise en place de marchés annuel, réception des demandes de frais de bouche pour soumission à la direction, contact avec les prestataires, commandes)
-Rédiger et mettre à jour les procédures de son périmètre et celles transversales à l'établissement (règlement intérieur, note organisation des temps forts?)
-Coordonner l'accueil et de départ d'un agent
-Veiller à organiser les repas des personnels (été, fin d'année, voeux?) par l'agent d'accueil
-Organiser et suivre le classement informatique des fichiers pour la direction de l'établissement
-Assurer le secrétariat courant de l'équipe de direction dont les ordres du jour, la rédaction de relevés de décisions de certaines réunions
-Assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction
-assurer le suivi et le traitement des courriels de la boite courriel direction
-Préparation de dossiers : recherche et gestion d'informations, analyse, rédaction, classement et archivage de documents administratifs (ordres du jour, procédures, notes...)
-Assurer la circulation de l'information entre les différentes instances
-Organiser le conseil d'administration
-suivre les décisions des instances et assurer la circulation de l'information inter instance
-Organise les élections du conseil d'administration de l'ENSAS et du CNESERAC (Conseil national de l'enseignement supérieur et de la recherche artistiques et culturels)
-Diffuser l'information en interne sur les sujets identifiés par la direction
-Collecter les informations utiles sur l'environnement de l'ENSAS et les évolutions juridiques qui concernent l'établissement
La personne recrutée est responsable est responsable du service accueil et secrétariat. A ce titre, elle encadre 1 agent (catégorie C) chargé d'accueil et d'information.
En tant que responsable de service, notamment :
-de réaliser l'entretien professionnel annuel de l'agent encadré
-organiser la continuité du service acceuil