Assistant-e de direction

Activités principales :

Gestion administrative
- Assurer l’ensemble des actes administratifs liés au fonctionnement de la direction et à la gestion des personnels (82 personnes).
- Apporter un appui logistique et organisationnel à l’ensemble de la Direction des Finances (réservation des déplacements, commandes diverses, gestion des photocopieurs…).
- Gérer les agendas de la direction.
- Organiser et coordonner les réunions internes et externes demandées par les responsables de la Direction.
- Planifier et organiser les pré-CA avec le rectorat et la commission des finances.
 -Rédiger et mettre en forme les documents administratifs et financiers produits par la Direction (budget, compte financier, formulaire…).
- Appuyer le responsable dans la gestion des agents logés (charges locatives, envoi des documents…).
- Mettre à jour les organigrammes structurels et fonctionnels.

Gestion des ressources humaines
- Assurer le support opérationnel des recrutements des personnels contractuels au sein de la Direction (lien avec la DRH pour les demandes de recrutement, les propositions d’embauche et l’émission des contrats ; organisation des entretiens suite à la publication du poste ; demande d’autorisation de travail pour les personnels extra-communautaires ; saisie dans ARC et ORPHEE…).
- Suivre et mettre en œuvre le renouvellement des contrats des personnels contractuels et leur avancement.
- Gérer le suivi des dossiers d’avancement des personnels de la Direction (listes d’aptitude, tableaux d’avancement).
- Suivre les absences en lien avec la DRH et les comptes-rendus des visites médicales.
- Assurer le suivi des modalités de travail des personnels de la Direction (protocole de télétravail, demande de temps partiel…) et gérer l’application de suivi des congés (Ohris).
- Mettre en œuvre les procédures RH (entretiens professionnels…) en lien avec la direction.
- Suivre l’évolution des procédures de gestion RH de l’établissement.

Gestion du numérique
- Assurer le rôle de correspondant informatique pour la Direction.
- Organiser l’installation des nouveaux personnels (équipement informatique, dossiers partagés…).
- Maintenir l’inventaire des postes informatiques et des kits de télétravail de la Direction.

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