Assistant des élus H/F - VAULX-EN-VELIN

Poste n°218 et 220
SECRETARIAT DES ELUS
Cadre d’emploi : Adjoint administratif
Catégorie : C
Supérieur hiérarchique :
N+1 Cheffe de Cabinet de Madame La Maire

Au cœur de la Métropole de Lyon, Vaulx-en-Velin, 57 000 habitants, est une ville jeune en plein développement urbain, démographique et économique. Engagée dans un projet de renouvellement urbain ambitieux, elle est un territoire d'innovation éducative et culturelle.

Placé-e sous la responsabilité de la Cheffe de Cabinet, vous êtes chargé-e du secrétariat de plusieurs élu-e-s.

Les missions principales :

Au sein du secrétariat des élus, les missions suivantes vous seront confiées :

1. Tenue des agendas
• Ensemble des rencontres/réunions auquel l’élu doit se rendre dans le cadre de son mandat : conseils d’école, commissions de sécurité, conférences de la majorité, conseils municipaux, conseils d’administration etc.
• Dates des manifestations dont les informations sont précisées dans le journal municipal, calendrier du service des sports, invitations reçues ou autres support (avec l’accord de l’Elu)
• Toute autre date à la demande de l’Elu (rencontre habitants, associations, services Villes …)
• Suivi des demandes de représentation de Madame la Maire.

2. Accueil physique et téléphonique
• Accueil physique
• Réponse téléphonique et transmission des messages aux Elus. Suivi des messages
• Renseigner, orienter ou relayer les demandes.

3. Courrier
• Récupération puis diffusion du courrier reçu
• Suivi des courriers demandant une réponse de l’Elu ou du Service concerné
• Contrôle des courriers soumis à la signature des élus, suivi des parapheurs.

4. Dossiers
• Préparation et suivi de dossiers à la demande de l’élu
• Classement des dossiers et autres documents

5. Déplacements
• Gestion des déplacements (réservation transport, hôtel, etc) en lien avec le Cabinet.

6. Autres missions
• Participation à la mise sous pli de documents de communication
• Suivi de la logistique (organisation de réunion, réservation de salles …).


Connaissances et aptitudes requises :
• Maîtrise des outils de bureautique
• Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités
• Rigueur et sens de l’organisation
• Souplesse et réactivité
• Qualités relationnelles
• Bonne expression orale.
• Respect des obligations de discrétion et confidentialité
• Goût pour le travail en équipe.


Profil :
Formation en Secrétariat (Bac pro ou équivalent).


Conditions de travail :
• Temps de travail annualisé sur la base de 1607 heures ;