Assistant mutualisé des DGA H/F - Communauté d'agglomération Paris Saclay
Référence : O091260525000026
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Structures de coopération territoriale
- Localisation : Orsay
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
L'agglomération Paris-Saclay recrute son nouvel Assistant mutualisé des Directeurs Généraux Adjoints H/F pour optimiser la gestion de leur activité, dans le cadre d'une relation de travail reposant sur la fiabilité et la réserve. Véritable relais avec les services, vous contribuez à fluidifier la circulation de l'information et du fonctionnement avec les directeurs et responsables de service.
A ce titre, votre quotidien sera rythmé par les missions suivantes :
- Coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure
- Organiser l'agenda de 4 directeurs généraux adjoints : tenue et prise des rendez-vous en fonction de leurs priorités, rappel des informations importantes et transmission des messages, organisation des déplacements
- Réaliser et mettre en forme de travaux de bureautique : prise de notes et mise en forme de tout type de courriers, saisie de documents de formes et contenus divers, organisation du classement et de l'archivage des dossiers, suivi de projets et activités de la direction générale, intégration des priorités dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Assurer l'accueil téléphonique et physique : renseignement des interlocuteurs et relais si nécessaire vers l'interlocuteur compétent, réception, filtre et transmission des messages téléphoniques et des courriels
- Organiser et la planifier des réunions : rédaction des ordres du jour, respect des délais de transmission de documents avant les réunions, prise des notes lors des réunions et rédaction des comptes-rendus
- Assurer un soutien à l'organisation des séminaires, réunions, conférences, accueil de nouveaux arrivants et autres événements professionnels
- Etre référent·e sur les questions RGPD et data pour les DGA
Préparer et suivre le tableau des astreintes de la collectivité
Mission complémentaire : aide ponctuellement en cas d'absence des assistantes de la DGS ou du Président
Relations fonctionnelles :
- Relations régulières avec les directions de l'agglomération
- Contacts avec les élus communautaires, les communes du territoire et les partenaires institutionnels extérieur
Profil recherché
Fort·e d'une première expérience sur un poste d'assistanat administratif, vous avez une bonne connaissance du fonctionnement, de l'organisation et de l'environnement des collectivités et des établissements publics intercommunaux. Vous maitrisez les enjeux administratifs de l'intercommunalité et vous comprenez les processus décisionnels et le cadre juridique des collectivités territoriales.
Une connaissance du territoire sera appréciée.
Savoir faire
- Bon niveau d'orthographe, de syntaxe et de grammaire, qualité rédactionnelle et aptitude à la prise de note
- Maitrise des techniques de communication écrite et orale
- Techniques d'analyse et de gestion de l'information
- Connaissance des techniques de secrétariat, des logiciels bureautiques et informatiques
- Capacité d'analyse, de synthèse, de rédaction et d'organisation
- Réel sens de l'organisation et de la gestion du temps de travail
Savoir être
- Capacité d'organisation, rigueur et méthode
- Capacité d'adaptation à son niveau d'interlocuteur et aux situations
- Qualité relationnelles, sens de l'écoute et du contact, tact et diplomatie
- Travailler en transversalité et équipe
- Avoir le sens des responsabilités
- Faire preuve d'initiative, de disponibilité et de réactivité
- Respecter la confidentialité
- Savoir rendre compte
Qui sommes-nous ?
Les établissements publics de coopération intercommunale (EPCI) sont des structures administratives permettant à plusieurs communes de se regrouper afin d’exercer ensemble certaines compétences. Il existe des EPCI à fiscalité propre et des EPCI sans fiscalité propre. L’objectif des structures intercommunales est de mutualiser les moyens, coordonner l’action publique et conduire des projets à une échelle plus pertinente que celle de la commune seule. Cela permet d’assurer une meilleure cohérence des politiques locales, de renforcer l’attractivité économique et résidentielle des territoires et de développer des services publics de proximité adaptés aux besoins. Sous l’effet d’un déploiement des structures intercommunales et des transferts progressifs de compétences des communes intervenus depuis 30 ans, une grande partie des grands services publics locaux et des équipements structurants relève désormais d’une gestion mutualisée à l’échelle des EPCI.
Les EPCI à fiscalité propre (qui disposent de produits fiscaux) se composent de quatre catégories :
- La communauté de communes : regroupe des communes d’un même bassin de vie. C’est la forme la plus répandue. Il en existe 987 et le seuil de création des communautés de communes est fixé à 15 000 habitants minimum.
- La communauté d’agglomération : regroupe au moins 50 000 habitants, avec une ville centre de 15 000 habitants minimum. Il en existe 230.
- La communauté urbaine : regroupe les agglomérations de plus de 250 000 habitants. Il en existe 14.
- La métropole : créée pour les plus grands pôles urbains (au moins 400 000 habitants dans une aire urbaine de plus de 650 000 habitants). Il en existe 21.
En 2023, la population moyenne par EPCI est en moyenne :
- Dans les communautés de communes de 22 083 habitants
- Dans les communautés d’agglomération de 106 441 habitants
- Dans les communautés urbaines de 227 862 habitants
- Dans les métropoles de 887 196 habitants.
Les compétences d’un EPCI varient selon la catégorie, mais portent généralement sur des domaines stratégiques du quotidien et du développement des territoires. Selon sa catégorie, il exerce notamment des compétences obligatoires telles que le développement économique, l’aménagement de l’espace, la gestion des zones d’activités, la collecte et le traitement des déchets, l’équilibre de l’habitat, l’eau et l’assainissement, les transports publics et la mobilité, la politique de logement, ou encore la gestion des équipements sportifs et culturels. A côté des compétences obligatoires définies par le législateur pour chaque catégorie d’EPCI, d’autres compétences peuvent être volontairement transférées par les communes membres, ce qui donne à chaque EPCI un périmètre d’action spécifique, adapté aux réalités locales. Une métropole aura évidemment plus de missions et de compétences qu’une communauté de communes.
Concernant les EPCI sans fiscalité propre, ils ont été créés pour gérer des compétences spécifiques et limitées (eau, déchets, etc.) par un groupement de communes, et sont financés par les contributions de ses membres, sans pouvoir lever d’impôt propre sur le territoire. Leur nombre est en baisse constante (on en dénombre 5282 en 2026), absorbé par les EPCI à fiscalité propre. Lorsque l’on parle d’EPCI sans spécifier la fiscalité, on parle d’ailleurs des EPCI à fiscalité propre. Il existe :
- Les syndicats d’agglomération nouvelle (ne peuvent plus être créés, sont en voie d’extinction. 4 049 établissements au 01/01/2026)
- Les syndicats de communes: SIVU (Syndicat intercommunal à vocation unique) et SIVOM (Syndicat intercommunal à vocation multiple). On en dénombre 1 233 au 01/01/2026
La gouvernance d’un EPCI repose sur un conseil communautaire ou syndical, composé d’élus issus des communes membres, et dirigé par un Président élu par le conseil communautaire. Celui-ci joue un rôle comparable à celui d’un Maire à l’échelle intercommunale : il prépare et exécute les décisions, pilote l’administration, représente l’EPCI et coordonne l’action des services. Les agents intercommunaux travaillent en lien étroit avec les communes, dans une logique de complémentarité et de coopération. Des commissions thématiques préparent les décisions, et les décisions prises au niveau intercommunal s’imposent aux communes membres dans les domaines de compétence transférés.
Les EPCI se distinguent par leur grande diversité territoriale et fonctionnelle. Certains couvrent des territoires ruraux étendus, d’autres structurent de grands bassins de vie urbains ou métropolitains. Travailler au sein d’un EPCI, c’est s’inscrire dans une dynamique collective et stratégique. Les métiers y sont souvent spécialisés et tournés vers la conduite de projets, l’ingénierie territoriale et l’innovation publique. Les agents participent à des politiques structurantes, au service de plusieurs communes et de milliers d’habitants, tout en conservant un ancrage territorial fort.
À propos de l'offre
-
CV et candidature à adresser à l'attention de M. Grégoire de LASTEYRIE, Président de la Communauté d'agglomération Paris-Saclay (en utilisant le lien ci-dessus).
Seules les candidatures déposées en ligne seront examinées.
Retrouvez l'Agglomération Paris-Saclay sur LinkedIn.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
-
Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
-
Vacant à partir du 24/07/2026
-
Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie