Assistant(e) de gestion des affaires scolaires - COMMUNE DE L'ENTRE DEUX
Référence : O974260909000682
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Entre-Deux
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Sous la Direction Enfance Jeunesse Education, recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif des affaires scolaires et la petite enfance. Suit et gère les dossiers administratifs selon l’organisation y compris le suivi des absences des agents.
En lien avec l’élu du secteur, l’Education Nationale, les écoles, les parents d’élèves et les services, elle assiste la directrice enfance jeunesse et éducation.
Traitement des dossiers et saisie de documents :
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques ;
• Saisir des documents de formes et de contenus divers ;
• Rechercher des informations, notamment réglementaires ;
• Vérifier la validité des informations traitées ;
• Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion ;
• Rédiger des documents administratifs ;
• Enregistrer ou saisir des données informatiques ;
• Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion.
Accueil physique et téléphonique du public :
• Recevoir et orienter les demandes ;
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages ;
• Rechercher et diffuser des informations ;
• Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité ;
• Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent ;
• Conseiller les usagers et agents sur les procédures ;
• Rédiger des notes synthétiques ;
• Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations.
Gestion de l'information, classement et archivage de documents :
• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers ;
• Photocopier et assembler des documents ;
• Trier, classer et archiver des documents ;
• Synthétiser et présenter des informations ;
• Rechercher et diffuser des informations ;
Planification et suivi :
• Gestion des absences ;
• Utiliser des logiciels et des progiciels.
• Mettre à jour le logiciel de restauration scolaire ;
• Editer les attestations de restauration scolaire.
Planification et suivi :
• Gestion des plannings des agents ;
• Modifications des horaires pour l’organisation du service ;
• Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions
• Réaliser et éditer des factures ;
Suivi gestion Caisse des Ecoles :
• Achats et suivi des fournitures scolaires
• Suivi dotations scolaires
• Enregistrement et suivi dossiers de très petites sections, de dérogations et d’inscriptions scolaires;
Agent polyvalent des écoles :
• Assure la surveillance de la pause méridienne
• Aide au réfectoire
• Aide à l’entretien des locaux
Profil recherché
Savoirs :
• Communication orale et écrite ;
• Organismes extérieurs en relation avec la collectivité ;
• Directives et procédures d'instruction des dossiers ;
• Procédures de transmission des demandes ;
• Droits et obligations des usagers
• Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.).
• Progiciels de gestion.
• Procédures du service.
• Logiciels de bureautique.
• Vocabulaire professionnel du service.
• Procédures administratives.
• Techniques de recherche documentaire.
En matière sociale et familiale :
• Notions d'éthique, de dignité de la personne, de déontologie ;
• Techniques d'entretien, d'accompagnement de la personne et d'écoute active ;
Savoir être :
• Capacités relationnelles,
• Être respectueuse vis-à-vis du public, des agents et de la hiérarchie.
• Savoir transmettre les informations importantes à la directrice ;
• Savoir travailler en équipe ;
• Dynamique.
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
-
Votre candidature, comportant obligatoirement un CV, une lettre de motivation, l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre, devront être transmises de préférence par mail à rh@entredeux.re ou par voie postale à la Ville de l'Entre-Deux, 2 rue Fortuné HOARAU, 97414 ENTRE-DEUX, dans les délais impartis. Attention: nous prendrons en considération les candidatures complètes qui nous parviennent dans les délais du présent appel à candidature. Du fait de l'acheminement par voie postale, merci de prendre vos dispositions pour que votre candidature soit reçue avant la date limite.
Aucune communication téléphonique liée à cette offre ne sera prise en considération. Tous renseignements devant être demandés par mail à l'adresse précitée. Emploi à temps complet accessible par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou par voie contractuelle sur le fondement de l'article L332-8 2° CGFP. Les fonctionnaires titulaires devront joindre a leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative obligatoirement et/ou tout autre document permettant de connaitre leur position administrative en cours. Les lauréats de concours devront joindre obligatoirement leur justificatif de réussite aux concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
-
Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
-
Vacant à partir du 01/11/2026
-
Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
