ASSISTANT(E) / SECRETAIRE ACHATS
Référence : MENJ-30-2026-45259
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Ministères de l'Education, jeunesse, sports, enseignement supérieur, recherche : Administration Centrale
- Localisation : 61 Rue Dutot 75015 PARIS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
L'assistant(e) achats est chargé(e) de l’organisation quotidienne du travail de l’équipe et contribue au bon déroulement des activités de la structure en assurant notamment les fonctions suivantes :
. assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes et répondre aux demandes d’information des autres directions et services et des partenaires extérieurs ;
. assurer le lien avec les autres secrétariats de l’administration centrale ;
. réceptionner, enregistrer, diffuser les courriers et suivre leur expédition, suivre la circulation des parapheurs via l’application ELISE ;
. gérer les messageries fonctionnelles de la structure (rédaction des accusés de réception, diffusion des messages aux collègues selon les compétences métier attendues, transmission des réponses) ;
. gérer les agendas électroniques, programmer et organiser les réunions en présentiel ou en distanciel (audio/visio) ;
. préparer les dossiers pour les réunions des responsables de l’équipe, relancer les contributeurs pour la remise des éléments nécessaires ; élaborer des comptes-rendus.
. saisir, mettre en forme des documents divers, les reproduire et assurer leur diffusion
. mettre en œuvre la communication interne et participer à l’organisation des séminaires ;
. prendre en charge les aspects logistiques et les moyens matériels de la structure ; . gérer les fournitures, les commandes de papier, de changement de toner d’impression, les abonnements aux revues et publications ;
. assurer la gestion des plannings des congés prévisionnels, des missions via CHORUS DT pour les déplacements, de l’installation des nouveaux collègues (matériels informatiques, mobilier, plaque de porte) ;
. organiser l’archivage papier et numérique pour l’ensemble de l’équipe et dans le respect des règles en vigueur ;
. assurer l’archivage et l'actualisation sur le réseau « M » de la sous-direction ;
Fonction achats :
. tenir à jour des listes de diffusion achat
. publier les marchés et les informations « achat » sur PLEIADE
. vérifier les informations transmises par les acheteurs puis réaliser la publication des informations « achats » dans la BAse des Marchés » (BAM)
. orienter et dispatcher les demandes de la boite fonctionnelle de la sous-direction aux bons interlocuteurs « métiers /achat »
. vérifier les formulaires DC4
. réaliser des extractions sur APPACH selon les différents besoins des agents de la sous-direction (et sur le futur outil interministériel OAA)
. élaborer des tableaux de suivi de l’activité selon les indications des demandeurs (acheteurs) internes
. participer au comités de sous-direction et en tient à jour les relevés de décision et le tableau des tâches à réaliser
Profil recherché
> Savoirs :
- connaissance de l’administration centrale – niveau pratique – à acquérir
- connaissance du système éducatif de la jeunesse, de l’enseignement supérieur, de la recherche et des sports – niveau pratique – à acquérir
- maîtrise du Pack Office (word, excel, powerpoint, outlook) : niveau expert – requis
- Maîtrise des fondamentaux de l’achat public : niveau confirmé - formation et accompagnement en interne.
- techniques de secrétariat : niveau expert - requis
- maîtrise des logiciels spécifiques (ELISE, REPONSES, CHORUS DT, SYMPHONIE, publications intranet PLEIADE etc.) : niveau pratique – souhaité
- maîtrise des applications propres à l’achat public : APPACH, PLACE, BAM niveau pratique – à acquérir
> Savoir-faire :
- autonomie, sens des priorités, rigueur, capacité d’organisation et de planification, rigueur : niveau confirmé – requis
- sens relationnel, travail en équipe et en réseau, aptitude au reporting : niveau confirmé – requis
Bonne qualité d’expression orale et écrite : niveau confirmé - requis
> Savoir-être :
- Loyal(e), discret(ète)
- Diplomate
- Bon relationnel
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Langues
- Français Avancé ou indépendant
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’administration centrale des ministères de l’Éducation nationale, de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Espace, et des Sports, de la Jeunesse et de la Vie associative est une administration de pilotage et d’expertise au service de ces 3 ministères, qui préparent et mettent en œuvre la politique du Gouvernement notamment dans les domaines de la jeunesse au sein et en dehors du milieu scolaire, de l’accès de chacun aux savoirs et du développement de l’enseignement préélémentaire, élémentaire, secondaire et supérieur, de la vie associative et sportive et de la recherche.
Nous sommes 3 800 femmes et hommes engagés sur des métiers qui ont du sens, pour des politiques publiques aux nombreuses synergies, et dans des domaines variés :
- Direction et pilotage des politiques publiques ;
- Ressources Humaines ;
- Budget et Finances ;
- Affaires Juridiques ;
- Numérique, informatique et systèmes d’information ;
- Assistanat ;
- Relations Européennes et Internationales ;
- Audit et prospective ;
- Accueil et relation aux usagers ;
- Logistique ;
- Achats ;
- Statistiques.
Si vous souhaitez en savoir plus sur notre organisation, vous pouvez consulter directement l’organigramme.
Nos valeurs
Œuvrer pour bâtir l’avenir du pays est notre moteur. Nous portons des valeurs fortes qui s’inscrivent dans notre action au quotidien :
- L’engagement, en faveur de l’égalité des chances, de l’accès aux savoirs, de la recherche, des sports, notamment, pour construire une société meilleure ;
- La responsabilité : celle que nous avons vis-à-vis de nos enfants, nos jeunes pour réduire notre impact environnemental ;
- La transmission, « faire grandir » pour que les jeunes générations reçoivent un héritage riche qui les feront s’épanouir ;
- L’esprit d’équipe, c’est-à-dire un esprit ouvert et collaboratif, où l’entraide et le partage nous portent dans nos missions.
Exemples de projets sur lesquels vous pourriez être amenés à travailler
- Participation à la politique de prévention et de lutte contre les violences et le harcèlement, en faveur d’un climat scolaire apaisé, et au service de la sécurité et du bien-être des élèves ;
- Développement de la plateforme « Mon Master » : la plateforme nationale des masters : mise en place depuis maintenant deux ans, c’est l’outil de candidature de 200 000 étudiants pour l’accès en première année de Master ;
- Sport et développement durable : contribution à la conception, l’accompagnement et l’évaluation de la politique ministérielle en faveur du sport et du développement durable, en y intégrant les dimensions relatives à la transition écologique, aux mobilités durables et aux sports de nature ;
- Poursuite et intensification des engagements en faveur de l’égalité professionnelle femmes-hommes en déclinant la mise en œuvre des actions et mesures prévues au titre du plan d’actions égalité professionnelle, en assurant l’impulsion et le suivi de ces actions, et en proposant des actions ou évolutions à la suite des enseignements tirés de différentes études.
Nous recrutons
- Des fonctionnaires, titulaires d’un concours ;
- Des agents contractuels, en contrat à durée déterminée ou contrat à durée indéterminée ;
- Des apprentis ;
- Des stagiaires.
Liens vers nos sites
- Ministère de l’Éducation nationale
- Ministère des Sports, de la Jeunesse et de la Vie associative
- Ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Espace
Descriptif du service
- le bureau de la stratégie et de l'ingénierie des achats (SAAM B1, 16 agents) prend en charge les procédures de marchés publics d’un montant supérieur à 60 000 euros HT pour le compte du ministère - le bureau de l'expertise juridique et de la professionnalisation du réseau des acheteurs (SAAM B2, 6 agents) Il apporte son expertise juridique aux services centraux académiques et aux établissements publics rattachés, il assure la professionnalisation des acheteurs, des prescripteurs, et référents achat. Il pilote les axes de performance définis par la DAE - le bureau de la performance et du contrôle de gestion des achats (SAAM B3, 8 agents) qui assure le contrôle de gestion et suit l’exécution des marchés ministériels et interministériels sous l’angle de la performance ; coordonne et assure le suivi de la programmation avec les services prescripteurs ; participe aux groupes de travail interministériels concernant différents segments d’achats.
À propos de l'offre
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Nos ministères s'engagent à promouvoir l'égalité professionnelle t la prévention des discriminations dans leurs recrutements. Une cellule d'écoute peut être contactée par les candidats ou les agents qui estimeraient avoir fait l'objet d'une rupture d'égalité de traitement (alecoute@education.gouv.fr)
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L’assistant(e) doit faire preuve d’une grande rigueur et d’une grande discrétion, en raison du caractère sensible des dossiers traités par la sous-direction des achats et des relations avec de multiples interlocuteurs (prescripteurs internes, sociétés, etc.). Les missions sont effectuées en autonomie.
Il/elle sera amené.e à avoir connaissance de certains éléments RH (exemple : mise des offres d’emploi sur VIRTUO) ou en participant au comité hebdomadaire de sous-direction qui nécessitent une totale discrétion.
Déménagement sur Gentilly (17 rue pascal) au 2eme semestre 2027 (Métro ligne 14 à 5mn, et RER ligne B à 8 mn)
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Assistante / Assistant de direction