ASSISTANT.E ADMINISTRATIF DE GROUPE D'ELUS - offre N°3431
Référence : O054260812000500
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Conseils départementaux
- Localisation : Nancy
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
l’assistant(e) administratif recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du groupe. Il (elle) assiste la Secrétaire générale et les chargés de missions du groupe dans l’organisation du travail de l’équipe.
Assistance administrative, planification et suivi
• Reçoit, filtre et réoriente lorsque nécessaire les courriers électroniques
• Saisit des documents de formes et de contenus divers, met en forme tous types de courriers
• Rédige des documents administratifs, des comptes rendus et procès-verbaux de réunions
• Gère et/ou actualise une base d’informations (listing élus, contacts, partenaires, …)
• Tient à jour les documents réglementaires
• Gère l’activité professionnelle du groupe ou des élus en planifiant réunions, rendez-vous et déplacements de manière rationnelle et en fonction des priorités
• Assure l’organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations, listing des participants, …) et prépare les dossiers en vue des réunions
• Renseigne les tableaux de suivi des activités du secrétariat général
• Gère le suivi des courriers élus
• Gère les frais de déplacement des élus
• Gère les commandes fournitures pour le groupe dans son intégralité
• Trie, classe et archive les documents du service
• Utilise les logiciels nécessaires au fonctionnement (frais de déplacement, logiciel courrier, …)
Accueil et relations avec le public
• Effectue l’accueil physique et téléphonique du secrétariat général, oriente ses interlocuteurs lorsque nécessaire
• Prend les messages et hiérarchise les demandes selon leur caractère d’urgence ou de priorité.
Spécificité
• Disponibilité durant certaines périodes spécifiques (sessions, commissions permanentes).
Profil recherché
Compétences techniques :
• Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
• Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d’activité
• Connaître les enjeux et évolutions des politiques publiques de son domaine d’activité
• Rédiger des courriers, des notes et des comptes rendus de réunions
• Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage,…)
• Mettre en forme les documents selon la charte graphique
• Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord
• Instituer des règles de classement et d’archivage et les faire respecter
• Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
• Maîtriser les logiciels spécifiques du service/de l’activité
Compétences relationnelles :
• Savoir gérer des interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
• Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
• Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
• Faire preuve de diplomatie
• Savoir se rendre disponible
• Coopérer avec les autres services de la direction
Compétences stratégiques :
• Savoir anticiper
• Comprendre les enjeux liés à son domaine d’activité
• Etre capable de prendre des initiatives
• Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d’importance ou d’urgence
• Filtrer à bon escient les appels téléphoniques
• Transmettre fidèlement les messages et attirer l'attention sur un problème éventuel
Qui sommes-nous ?
Le Département est une collectivité territoriale dotée de l’autonomie administrative et financière. Sa politique et ses actions sont mises en place par un Conseil départemental, dirigé par un Président. Les cantons sont les circonscriptions qui servent de cadre à l’élection des Conseils départementaux. Le Conseil départemental est élu pour 6 ans au suffrage universel, qui élit à son tour un Président. Un Département appartient à une Région.
Les compétences d’un Département sont étendues et touchent directement le quotidien. Sa compétence principale et la plus identifiante est le domaine social. Le Département est responsable de la mise en œuvre de dispositifs majeurs, dont le financement et la gestion du Revenu de Solidarité Active (RSA), l’Aide Sociale à l’Enfance (ASE) et la Protection Maternelle et Infantile (PMI). Il est également l’acteur clé de l’aide aux Personnes Âgées et Handicapées (Allocation Personnalisée d’Autonomie – APA ; Prestation de Compensation du Handicap – PCH).
Au-delà du social, le Département intervient comme un acteur majeur de la gestion et de l’aménagement du territoire. Il est le propriétaire et gestionnaire de la quasi-totalité de la voirie départementale (routes, ponts). Il est également responsable de la construction, de l’entretien et de l’équipement des 7 000 collèges publics de France, garantissant un cadre d’apprentissage optimal pour des millions d’élèves.
Cette concentration sur des missions essentielles offre des carrières hautement spécialisées, notamment dans le social, l’ingénierie et les ressources humaines, avec une forte valorisation de l’expertise.
Le Département est administré par le Président du Conseil départemental, qui est l’autorité territoriale : il dirige l’administration, gère le budget et est l’employeur du personnel. Il met en œuvre la politique votée par le Conseil, ce qui confère aux agents la mission stratégique de traduire les orientations politiques en actions concrètes et mesurables sur le terrain.
Travailler au sein d’un Département signifie rejoindre une administration stratégique qui cherche constamment à innover, et qui allie expertise technique (ingénierie, gestion) et engagement social (assistants sociaux, éducateurs …). Il recrute des profils variés – assistants sociaux, éducateurs, ingénieurs en voirie, techniciens de laboratoire, personnels administratifs, agents polyvalents – tous unis par le sens du service public et la volonté d’œuvrer pour la cohésion sociale et territoriale.
À propos de l'offre
-
Durée du contrat : 7 mois
Lettre de motivation et curriculum vitae à adresser à :
groupeFGR@departement54.fr -
Art. L333-12 du code général de la fonction publique - Il s'agit d'un poste de collaborateur d'un groupe d'élus. Le contrat proposé est à durée déterminée d'une durée maximale de 3 ans, renouvelable, dans la limite du terme du mandat électoral de l'assemblée délibérante concernée.
-
Vacant à partir du 15/09/2026
-
Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
