Assistant(e) Administratif(ve) à la Section Commandement du GGD 65

Groupe RIFSEEP : 2



Vos activités principales :

1. Appui au commandement (commandant de groupement et second)
- Veiller l’organisation du travail du commandement : agenda, déplacements, audiences
- Apporter son appui dans la préparation des différentes séquences
2. Gestion de la correspondance
- Traiter le courrier « arrivée » et « départ »
- Traiter les messages attribués dans la messagerie organique
- Préparer les projets de correspondance confiés par le commandement
3. Suivi des dossiers transversaux
- Contribuer au suivi des dossiers attribués : stages, vœux, opérations zonales et régionales, ...
- Veiller au respect du synoptique, des procédures et de la chaîne hiérarchique
- Mettre à jour la documentation interne (organigramme / fiches …)
- Assurer la mise à jour de l’espace RESANA du GGD
- Finaliser la mise en forme de notes de service
- Rédiger les notes simples relatives à son champ de compétence
4. Appui logistique et organisationnel
- Participer à la mise en œuvre logistique nécessaire à l’organisation des réunions, cérémonies, inspections, ...
- Assurer le soutien matériel et documentaire à l’état-major.
5. Coordination et archivage
- Participer à la bonne coordination et circulation de l’information interne et externe
- Respecter les procédures de fonctionnement interne
- Participer au classement et à l’archivage des documents du service
6. Accueil
- Participer à l’accueil téléphonique et physique au niveau de la section commandement
7. Communication
- Participe à l’alimentation des réseaux sociaux du groupement
8 – Divers
- référent du GGD65 au Comité Local Emploi Public des Hautes-Pyrénées (CLEP)
- correspondant du GGD65 pour le Comité Local d’Action Sociale (CLAS / préfecture)
 Dans la limite des compétences détenues, la continuité de service sera assurée en l’absence d’un des personnels du service.


Votre environnement professionnel :

Activités du service
Élément central de coordination et de soutien, la section commandement assure un soutien administratif pour le groupe commandement (commandant de groupement, commandant en second et officiers adjoints du GGD65). Dans ce cadre, elle est chargée d’établir des documents administratifs en lien avec l’activité du GGD mais également de coordonner la diffusion des informations et de répondre aux diverses sollicitations (internes et externes à l’institution) tout en adoptant une indispensable discrétion et neutralité.
L’assistant(e) administratif est en charge d’assurer la continuité de service de tout ou partie du personnel du service.

Composition et effectifs du service
2 personnels civils et 1 sous-officier gendarmerie

Liaisons hiérarchiques
Chef de la section commandement

Liaisons fonctionnelles
officiers du groupement / personnels État-major GGD65 / GC compagnies / État-major RGOCC / secrétariat autorités départementales