Assistante administrative - CIAS ANNEMASSE AGGLO
Référence : O074260804000260
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Etablissements publics de coopération intercommunale
- Localisation : Gaillard
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Intitulé de la fonction : Assistant(e) Administratif(ve)
Lieu d’exercice : EHPAD Kamouraska (Gaillard) ou EHPAD les Gentianes (Vetraz-Monthoux)
Service : Finances
Responsable direct : Responsable Financière et Budgétaire
Horaires : Temps non complet ou temps plein
SITUATION DANS L’ORGANIGRAMME
Liaisons Hiérarchiques : N+2: Directeur(-trice) du CIAS
N-1: Responsable Financière & Budgétaire
N : Assistant(e) Administratif(ve)
Liaisons Fonctionnelles : L’ensemble des services du CIAS, les familles des résidents, les services du Trésor Public, les organismes sociaux (CAF, Conseil Régional, etc.).
REMPLACEMENT
- Remplace partiellement : Comptable
- Remplacé(e) par : Assistant(e) Administratif(ve)
PARTICULARITES LIEES A LA FONCTION
La fonction requiert une présence la première semaine de chaque mois pour effectuer la facturation des séjours.
L’Assistant(e) Administratif(ve) a pour mission la gestion administrative des dossiers des Résidents et la réalisation de la facturation.
ATTRIBUTIONS PERMANENTES
Gestion de la Facturation
- Saisir et mettre à jour les dossiers des Résidents,
- Récolter les documents et assurer le suivi avec les organismes extérieurs : CAF, Département
- Recueillir les éléments variables mensuels et en vérifier la cohérence avant saisie,
- Etablir la facturation,
- Envoyer les factures à la trésorerie, dans les délais impartis,
- Générer et transférer les fichiers de comptabilisation en s’assurant de leur conformité
Gestion de l’Accueil (Remplacement de l’agent en poste durant ses congés)
Répondre aux appels et aux sollicitations des visiteurs, résidents et préstataires,
Assurer le suivi des absences de nos résidents afin de transmettre l’information,
Transmettre à notre préstataire le nombre de repas (journalièrement),
Gérer le courrier
Gestion de l’inventaire des établissements
Incrémenter l’inventaire des matériels des deux établissements,
Assurer la mise à jour du tableau de suivi de l’inventaire,
Faire un bilan annuel des acquisitions et mises au rebut de l’année écoulée.
ATTRIBUTIONS PONCTUELLES OU SPECIFIQUES
- Répondre aux enquêtes ou études ponctuelles,
- Suivre la P503,
- Assurer les relations avec les organismes extérieurs (CPAM & Assurance Statutaire),
- Archiver et classer les dossiers selon les procédures en vigueur,
- Collaborer à la démarche Qualité,
- Mettre en place des procédures et veiller à leur mise à jour
MARGE D’AUTONOMIE ET RESPONSABILITES
L’Assistant(e) Administratif(ve) est responsable de la bonne réalisation de l’ensemble de ces tâches et répond du bon fonctionnement du service et de la réalisation de ses missions, vis-à-vis des responsables de service et de la Direction. L’Assistant(e) Administratif(ve) est soumis(e) au secret professionnel.
Profil recherché
Qualification et/ou formations requises
- Niveau BAC +2 obligatoire sanctionné par un diplôme si possible en relation avec la comptabilité ou expérience équivalente acquise au sein d’un service finances.
Connaissances particulières requises ou à acquérir :
- Connaissance de la législation de la Fonction Publique Territoriale
- Connaissance des règles de facturation
- Connaissance de la législation en vigueur en terme de droit du travail
- Maîtrise de l’outil informatique, logiciels métier et bureautique
- Connaissance de l’organisation des services et des documents Qualité en lien avec son service
Qualités professionnelles requises
• Qualités organisationnelles et intellectuelles
- Sens des responsabilités, esprit d’initiative, capacité à décider et confidentialité
- Savoir reconnaître les priorités, hiérarchiser les tâches et organiser le travail
- Savoir évoluer et mettre à jour ses connaissances
- Etre efficace, organisé(e), méthodique et rigoureux(-euse)
- Avoir le sens de l’économie
• Qualités humaines et relationnelles
- Savoir communiquer et transmettre des informations
- Avec le sens du respect des salariés, des responsables, des collègues et supérieurs
- Etre affirmé(e) sans être autoritaire
- Etre résistant(e) au stress et rester maître de soi
- Etre discret(e) et réservé(e), poli(e), correct(e)
- Avec des capacités d’adaptation et savoir travailler en équipe
Qui sommes-nous ?
Les établissements publics de coopération intercommunale (EPCI) sont des structures administratives permettant à plusieurs communes de se regrouper afin d’exercer ensemble certaines compétences. Il existe des EPCI à fiscalité propre et des EPCI sans fiscalité propre. L’objectif des structures intercommunales est de mutualiser les moyens, coordonner l’action publique et conduire des projets à une échelle plus pertinente que celle de la commune seule. Cela permet d’assurer une meilleure cohérence des politiques locales, de renforcer l’attractivité économique et résidentielle des territoires et de développer des services publics de proximité adaptés aux besoins. Sous l’effet d’un déploiement des structures intercommunales et des transferts progressifs de compétences des communes intervenus depuis 30 ans, une grande partie des grands services publics locaux et des équipements structurants relève désormais d’une gestion mutualisée à l’échelle des EPCI.
Les EPCI à fiscalité propre (qui disposent de produits fiscaux) se composent de quatre catégories :
- La communauté de communes : regroupe des communes d’un même bassin de vie. C’est la forme la plus répandue. Il en existe 987 et le seuil de création des communautés de communes est fixé à 15 000 habitants minimum.
- La communauté d’agglomération : regroupe au moins 50 000 habitants, avec une ville centre de 15 000 habitants minimum. Il en existe 230.
- La communauté urbaine : regroupe les agglomérations de plus de 250 000 habitants. Il en existe 14.
- La métropole : créée pour les plus grands pôles urbains (au moins 400 000 habitants dans une aire urbaine de plus de 650 000 habitants). Il en existe 21.
En 2023, la population moyenne par EPCI est en moyenne :
- Dans les communautés de communes de 22 083 habitants
- Dans les communautés d’agglomération de 106 441 habitants
- Dans les communautés urbaines de 227 862 habitants
- Dans les métropoles de 887 196 habitants.
Les compétences d’un EPCI varient selon la catégorie, mais portent généralement sur des domaines stratégiques du quotidien et du développement des territoires. Selon sa catégorie, il exerce notamment des compétences obligatoires telles que le développement économique, l’aménagement de l’espace, la gestion des zones d’activités, la collecte et le traitement des déchets, l’équilibre de l’habitat, l’eau et l’assainissement, les transports publics et la mobilité, la politique de logement, ou encore la gestion des équipements sportifs et culturels. A côté des compétences obligatoires définies par le législateur pour chaque catégorie d’EPCI, d’autres compétences peuvent être volontairement transférées par les communes membres, ce qui donne à chaque EPCI un périmètre d’action spécifique, adapté aux réalités locales. Une métropole aura évidemment plus de missions et de compétences qu’une communauté de communes.
Concernant les EPCI sans fiscalité propre, ils ont été créés pour gérer des compétences spécifiques et limitées (eau, déchets, etc.) par un groupement de communes, et sont financés par les contributions de ses membres, sans pouvoir lever d’impôt propre sur le territoire. Leur nombre est en baisse constante (on en dénombre 5282 en 2026), absorbé par les EPCI à fiscalité propre. Lorsque l’on parle d’EPCI sans spécifier la fiscalité, on parle d’ailleurs des EPCI à fiscalité propre. Il existe :
- Les syndicats d’agglomération nouvelle (ne peuvent plus être créés, sont en voie d’extinction. 4 049 établissements au 01/01/2026)
- Les syndicats de communes: SIVU (Syndicat intercommunal à vocation unique) et SIVOM (Syndicat intercommunal à vocation multiple). On en dénombre 1 233 au 01/01/2026
La gouvernance d’un EPCI repose sur un conseil communautaire ou syndical, composé d’élus issus des communes membres, et dirigé par un Président élu par le conseil communautaire. Celui-ci joue un rôle comparable à celui d’un Maire à l’échelle intercommunale : il prépare et exécute les décisions, pilote l’administration, représente l’EPCI et coordonne l’action des services. Les agents intercommunaux travaillent en lien étroit avec les communes, dans une logique de complémentarité et de coopération. Des commissions thématiques préparent les décisions, et les décisions prises au niveau intercommunal s’imposent aux communes membres dans les domaines de compétence transférés.
Les EPCI se distinguent par leur grande diversité territoriale et fonctionnelle. Certains couvrent des territoires ruraux étendus, d’autres structurent de grands bassins de vie urbains ou métropolitains. Travailler au sein d’un EPCI, c’est s’inscrire dans une dynamique collective et stratégique. Les métiers y sont souvent spécialisés et tournés vers la conduite de projets, l’ingénierie territoriale et l’innovation publique. Les agents participent à des politiques structurantes, au service de plusieurs communes et de milliers d’habitants, tout en conservant un ancrage territorial fort.
À propos de l'offre
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Si vous êtes intéressé(e)s merci d’adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) à l’adresse suivante : recrutement@cias-annemasse-agglo.fr
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 01/10/2026
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie