Assistante administrative Pôle Petite Enfance - MAIRIE DE LINGOLSHEIM
Référence : O067260903000574
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Lingolsheim
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Accueillir, orienter et informer les familles.
Assurer le suivi administratif des dossiers des familles
Gérer la facturation et la régie Famille.
Seconder le secrétariat du pôle enfance
Assurer la gestion administrative du pôle petite enfance :
• Réceptionner et suivre les appels téléphoniques, les courriers, les courriels de la Petite Enfance (externes et internes)
• Classer et archiver tous types de documents (papier et numérique)
• Établir les ordres de mission pour les déplacements des professionnels
• Gérer l’agenda en ligne du Pôle Petite Enfance
• Gérer le répertoire des partenaires et des fournisseurs du PPE
• Avertir la société de surveillance pour les réunions en dehors des horaires d'ouverture du service
Gérer la logistique du Pôle Petite Enfance : documentation, fournitures, commandes...
Gérer les abonnements des revues professionnelles et des magazines pour enfants
Elaborer des documents internes à la Petite Enfance (procédure, tableaux de bord…) et en assurer la mise à jour
Accueillir, informer, orienter les familles vers les Maisons de l’Enfance, le RPE et le LAEP
Prendre les rendez-vous du guichet unique Petite Enfance.
Traiter les demandes des familles et analyser leur besoin avec la directrice Enfance et Famille
Constituer et mettre à jour le dossier unique de l’enfant (revenus, situation familiale… sur le logiciel AGORA, archivage)
Centraliser, saisir et gérer les pré-inscriptions et les admissions (logiciel AGORA…)
Préparer les commissions d’attribution des places et assurer le suivi (constitution des dossiers, courriers réponse…)
Commander les repas destinés aux enfants des multi-accueils et au personnel des services municipaux et vérifier les factures des prestataires
Participer aux réunions direction du Pôle Petite Enfance
Gérer les demandes de stage en collaboration avec le service des Ressources Humaines
Activités complémentaires
Remplacer l'assistante de gestion administrative du pôle enfance en son absence
Profil recherché
SAVOIR :
* Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, power point, outlook…)
* Connaissance des techniques de gestion administrative et de secrétariat
* Connaissance de l’environnement territorial
* Connaissance du règlement du Pôle Petite Enfance
SAVOIR FAIRE
* Rédiger et mettre en forme une note, une lettre, un courriel
* Organiser et gérer son temps, savoir anticiper
*Communiquer avec les familles
* Transmettre des informations
* Gérer la confidentialité des informations et des données
* Hiérarchiser les demandes et gérer les urgences
* Bonne expression écrite et orale
* Méthode, rigueur, organisation
SAVOIR ETRE
* Discrétion, diplomatie
* Autonomie, initiative et réactivité
* Politesse, qualités relationnelles
* Disponibilité, ponctualité
* Bonne présentation générale
* Sens de la communication, de l’écoute et du relationnel
* Capacité d’adaptation
* Sens du travail en équipe
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
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Durée du contrat : 3 mois
Avantages liés à la collectivité : régime indemnitaire RIFSEEP, bénéficiaire du CNAS (nombreuses réductions sur des billetteries, chèques vacances, CESU ... ), participation de l'employeur à la protection sociale (risques Santé et Prévoyance), tarifs réduits (réseau médiathèques et piscines de l'Eurométropole, Maison des arts de LINGOLSHEIM), prime de fin d'année (pour les contractuels après 1 an d'ancienneté), accès au repas de restauration scolaire sur réservation, salle de restauration. -
Art. L332-13 du code général de la fonction publique - Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
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Vacant à partir du 21/09/2026
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
