Assistant(e) Administrif(ve) au département formations - 100%
Référence : 2026-2352087
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
CREPS de Montpellier
CREPS de Montpellier - Localisation : 2 Avenue Charles Flahault, 34090 Montpellier, France
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions et activités principales :
Secrétariat de formations:
- Accueil, renseignements physiques, téléphoniques et courriels concernant les formations qui lui sont attribuées,
- Maitrise du logiciel de suivi des stagiaires X4 + FOROMES,
- Vérification - Enregistrement et traitement des dossiers de candidatures,
- Instruction des dossiers d’inscription, convocations, jury, plannings, suivi administratif des stagiaires,
- Suivi et mise à jour des modes de financement des stagiaires en lien étroit avec la responsable administrative et le pôle financier,
- Conception des devis, montage et suivi des dossiers de financement des stagiaires en charge,
- Aide et participation à l’organisation des Tests d’Exigences Préalables,
- Création de différents documents, suivi, mise à jour : émargement, tableau de notes, formulaires d’inscription et d’information,
- Préparation à l’entrée en formation (cahier d’émargement, trombinoscope, attestation de rentrée, cartes étudiants, communication des dossiers à la DRAJES…).
Missions transversales
- Suivi des abandons de formation,
- Appui administratif au référent handicap,
Participation au fonctionnement du service
- Participe aux réunions et aux comptes rendus du département formation,
- Appui lors de la période des inscriptions Parcoursup + TEP Mutualisés,
- Participe à l’élaboration des documents et est attentive à leur impact d’un point de vue juridique,
- Assure la continuité de service avec l’ensemble des personnels du service formation,
- Participe au, tri, rangement et archivage des dossiers et aux différents comptes rendus à produire,
- Participe aux salons, aux évènements promotionnels des formations et à leur organisation.
Profil recherché
Connaissances – Savoirs :
Outils de gestion secrétariale
Connaissances des milieux et application des textes règlementaires
Référentiel national de certification qualité des organismes de formation
Dispositions relatives à la formation professionnelle de la loi du 5 septembre 2018
Maîtrise de la démarche qualité- Conduite de projet
Outils, méthodes d’analyse de résolution de problème pour l’amélioration continue
Savoir- faire techniques :
Connaitre l’utilisation des logiciels
Techniques administratives et bureautiques
Techniques rédactionnelles
Organisation, rigueur dans la gestion des dossiers
Capacité de communication, de rédaction
Savoir- faire relationnel :
Évaluer les attentes et les besoins des services demandeurs
Très bon sens de la communication
Savoir travailler en équipe, respecter les autres
Savoir être :
Disponibilité, régularité dans les missions
Travail en autonomie et en équipe projet
Réactivité, initiative, adaptabilité
Esprit d’analyse et de synthèse
Sens de l’accueil
Animation de réunion et prise de parole en public
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Le Creps de Montpellier Font Romeu est un établissement public local de formation. Les deux principales missions exercées au nom de l'Etat concernent la formation et la préparation des sportifs de haut niveau et la mise en œuvre des formations initiales et continues dans les domaines du sport, de la jeunesse et de l'éducation populaire.
À propos de l'offre
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Vacant à partir du 01/10/2026
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Assistante / Assistant de direction
