Assistant.e au Secrétariat de la Présidence - Offre 911
Référence : O054261013001483
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Conseils départementaux
- Localisation : Nancy
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
MISSION : l'assistant.e est chargé.e du secrétariat de la présidence et de la direction de cabinet : gestion de l'agenda de la présidente et du directeur de cabinet, accueil des rendez-vous de la présidente et de la directrice de cabinet, coordination de la préparation des dossiers de la présidente. Il.elle travaille en lien avec l'assistant.e chargé.e du secrétariat de l'Exécutif, qu'il.elle peut être amené.e à suppléer le cas échéant.
Appui à l'organisation administrative de l'activité du cabinet
* Effectue la saisie de comptes rendus, notes et courriers
* Rédige des courriers réponses
* Gère l'agenda de la présidente en fonction du cadre défini : rendez-vous, réunions, déplacements, frais, ...
* En lien avec la directrice de cabinet et le chef de cabinet, coordonne avec l'agent.e de gestion administrative la préparation des dossiers des différentes réunions quotidiennes, les dossiers de lecture, les courriers réservés et les déplacements de la présidente et assure le suivi des éléments préparatoires à constituer en vue des réunions de la présidente
* Coordonne l'appui aux chargés de mission dans l'exercice de leurs prérogatives, en lien avec l'agent.e de gestion
* Intervient pour assurer l'organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations, listing des participants, ...)
* Anticipe les délais des différentes instances (bureau de l'Assemblée, commission permanente, session)
* Apporte un appui administratif ou logistique à l'organisation de manifestations ou opérations particulières liées au fonctionnement du cabinet
* Organise avec l'agent.e de gestion le tri, le classement et l'archivage les dossiers de la présidente
* Utilise le logiciel de suivi du courrier, gère le planning des congés et l'arrivée des nouveaux arrivants
Accueil et relations avec le public
* Assure l'accueil du secrétariat de la présidence
* Prend les messages et les transmet rapidement au bon interlocuteur et alerte lorsque nécessaire, peut gérer des situations individuelles
Information et communication
* Veille à la circulation des informations entre le cabinet et la direction générale des services selon les consignes données
* Travaille en réseau avec l'assistant.e de direction de la direction générale des services
Spécificités
* Travail en binôme avec l'assistant.e du Secrétariat de l'Exécutif, dont il.elle assure la suppléance en cas de besoin.
* Poste soumis à des horaires de permanences téléphoniques entre 12h et 14h et entre 16h30 et 18h
* Le poste nécessite une forte adaptabilité en matière horaire.
Profil recherché
Compétences techniques :
* Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
* Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d'activité
* Connaître les enjeux de la collectivité
* Rédiger des courriers, notes et comptes rendus de réunion
* Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage...)
* Mettre en forme les documents selon la charte graphique
* Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord
* Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
* Maîtriser les logiciels spécifiques du service / de l'activité
Compétences relationnelles :
* Maîtriser les techniques de l'accueil téléphonique et physique
* Savoir gérer les interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
* Préserver la confidentialité des échanges et dossiers
* Faire preuve de diplomatie
* Savoir se rendre disponible
* Savoir gérer le stress
* Promouvoir l'image de la direction / service auprès des interlocuteurs
Compétences stratégiques :
* Intégrer les priorités de la direction dans la planification et la gestion du secrétariat
* Planifier et programmer
* Etre capable de prendre des initiatives
* Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degrés d'importance ou d'urgence
* Filtrer à bon escient les appels téléphoniques
* Transmettre fidèlement les messages et attirer l'attention sur un problème éventuel
* Alerter sur des dysfonctionnements ou des urgences à traiter
Qui sommes-nous ?
Le Département est une collectivité territoriale dotée de l’autonomie administrative et financière. Sa politique et ses actions sont mises en place par un Conseil départemental, dirigé par un Président. Les cantons sont les circonscriptions qui servent de cadre à l’élection des Conseils départementaux. Le Conseil départemental est élu pour 6 ans au suffrage universel, qui élit à son tour un Président. Un Département appartient à une Région.
Les compétences d’un Département sont étendues et touchent directement le quotidien. Sa compétence principale et la plus identifiante est le domaine social. Le Département est responsable de la mise en œuvre de dispositifs majeurs, dont le financement et la gestion du Revenu de Solidarité Active (RSA), l’Aide Sociale à l’Enfance (ASE) et la Protection Maternelle et Infantile (PMI). Il est également l’acteur clé de l’aide aux Personnes Âgées et Handicapées (Allocation Personnalisée d’Autonomie – APA ; Prestation de Compensation du Handicap – PCH).
Au-delà du social, le Département intervient comme un acteur majeur de la gestion et de l’aménagement du territoire. Il est le propriétaire et gestionnaire de la quasi-totalité de la voirie départementale (routes, ponts). Il est également responsable de la construction, de l’entretien et de l’équipement des 7 000 collèges publics de France, garantissant un cadre d’apprentissage optimal pour des millions d’élèves.
Cette concentration sur des missions essentielles offre des carrières hautement spécialisées, notamment dans le social, l’ingénierie et les ressources humaines, avec une forte valorisation de l’expertise.
Le Département est administré par le Président du Conseil départemental, qui est l’autorité territoriale : il dirige l’administration, gère le budget et est l’employeur du personnel. Il met en œuvre la politique votée par le Conseil, ce qui confère aux agents la mission stratégique de traduire les orientations politiques en actions concrètes et mesurables sur le terrain.
Travailler au sein d’un Département signifie rejoindre une administration stratégique qui cherche constamment à innover, et qui allie expertise technique (ingénierie, gestion) et engagement social (assistants sociaux, éducateurs …). Il recrute des profils variés – assistants sociaux, éducateurs, ingénieurs en voirie, techniciens de laboratoire, personnels administratifs, agents polyvalents – tous unis par le sens du service public et la volonté d’œuvrer pour la cohésion sociale et territoriale.
À propos de l'offre
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Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/12/2026
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
