Assistant(e) auprès de la direction de la division des cabinets
Référence : 2026-2282685
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Division des cabinets
Division des Cabinets Ministères sociaux - division des cabinets - Localisation : 14 avenue Duquesne – PARIS 7ème
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels en fonct exp pro: 24,3 à 31,2 € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Encadrement (oui ou non) : NON
Activités principales :
L’assistant(e) assiste l'équipe de direction dans l'organisation quotidienne de son travail. Il/Elle a pour activité principale :
- Accueil, filtrage et orientation des communications téléphoniques et l’organisation des rendez-vous téléphoniques
- Accueil physique des visiteurs
- Gestion de l’organisation quotidienne du travail du chef de la division et de son adjoint
- Signalement et orientation des urgences
- Gestion de la planification collective, des agendas et de l’organisation des réunions
- Préparation des réunions organisées par l’échelon direction
- Participation à la circulation de l’information au sein de la division des cabinets
- Mise à jour des répertoires téléphoniques
- Constitution des fonds de dossiers, rédaction des projets de courrier et des comptes rendus, traitement de texte
- Suivi du processus d'habilitation des personnels des cabinets ministériels et de la Division des cabinets
- Suivi de la réintégration des matériels informatiques à l'issue des remaniements ministériels
- Etablissement et suivi des cartes de membres de cabinet
- Participation à la gestion des courriers des élus et des particuliers, relecture des projets de réponses et enregistrement des courriers dans l’application Pegase
- Classement (papier ou numérique) et archivage des dossiers
- Participation à la tenue des tableaux de bord d’activité de la division et à la gestion des outils partagés et suivi des échéanciers
Activités annexes (7) :
L’assistant(e) joue un rôle de coordination avec les différentes composantes de la division et apporte un appui ponctuel à d’autres missions de la division.
L’assistant(e) peut se voir confier par l'échelon direction tout autre dossier transverse à la Division.
Profil recherché
E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)
Connaissances :
Connaissance des thématiques traitées par la Division des cabinets : M
Connaissance de l'environnement institutionnel et administratif : M
Connaissance des enjeux du secteur : M
Technique de communication : M
Rédaction administrative : E
Connaissance des régles, protocoles et procédures en vigueur : M
Connaissance des outils bureautiques et informatiques :M
Techniques de secrétariat : E
Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes
Sens du service public ***
Capacités d'organisation et d'autonomie ***
Sens de l'écoute et du dialogue***
Travailler en équipe ***
Faire preuve de rigueur ***
Faire preuve d'initiative et savoir rendre compte ***
Sens de l'analyse et de la synthèse ***
Sens de la confidentialité ***
Réactivité ***
Savoir-faire :
Contrôler l'orientation des courriers et les projets de réponse - M
Rédiger - E
Analyser et synthétiser - E
Faciliter la production des projets de réponse - E
Planifier et organiser - M
Anticiper - M
Conseiller et soutenir (rôle) - M
Utiliser les outils spécifiques à l'activité - M
Maîtriser les procédures et les règles en vigueur et vieller à leur application - M
Utilisation de Word et des moyens de communications (messagerie, Internet, Pégase…) : M
S'adapter aux différents interlocuteurs - M
Filtrer et orienter les informations - M
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- Monsieur QUEYRON Guillaume (Sous-directeur, Responsable de la division des cabinets)
- Monsieur BOHEME Jean-Paul (Adjoint au Sous-directeur, Responsable de la division des cabinets)
Qui sommes-nous ?
La division des cabinets apporte un appui aux cabinets ministériels relevant des ministères sociaux.
Ses principales missions sont :
- d'assurer le soutien de cabinets ministériels et développer la mutualisation des moyens mis à leur disposition,
- d'assurer la gestion des ressources humaines de proximité, gestion du parc informatique et téléphonique, gestion et répartition des moyens logistiques,
- d'assurer l’enregistrement, l’analyse et l’orientation des courriers adressés aux cabinets des ministres,
- d'assurer la gestion des courriers des élus et des particuliers ainsi que le traitement des questions écrites parlementaires,
- de présenter les projets de textes à la signature des ministres et d’assurer le suivi de la procédure de contreseing des textes législatifs et réglementaires,
- d'instruire les dossiers de propositions de distinctions honorifiques,
- d'intervenir à la demande des membres du Gouvernement relevant des ministères sociaux pour rechercher des solutions appropriées à des situations sociales précaires.
À propos de l'offre
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Formations prévues dans le cadre de l’adaptation au poste de travail :
Formation à l'utilisation de l'application de gestion du courrier (ELISE-PEGASE)
Formation à l'utilisation de l'application de gestion des Questions écrites (REPONSES)
Formation à l'utilisation de l'application de gestion des Textes Réglementaires (SOLON) -
Dans le cadre du présent poste, une enquête administrative de sécurité est susceptible d'être réalisée.
Il/Elle est soumis(e) à un strict respect des obligations en matière de secret professionnel et de discrétion professionnelle.
Horaires variables - Offres d'action sociale : crèche sur le site, centre de loisirs, restaurant administratif, cafétéria, associations sportives et culturelles, bibliothèque, mutuelle référencée, prise en charge partielle des frais de transport et participation à la complémentaire santé. -
Vacant à partir du 01/09/2026
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Assistante / Assistant de direction
