Assistant.e d'accueil et secrétariat H/F

Gestion administrative et ressources humaines
Préparer et suivre les dossiers de recrutement ;
Assurer le suivi administratif des arrivées et des départs des agents ;
Mettre à jour les plannings en lien avec les responsables ;
Préparer les éléments nécessaires à la paie ;
Suivre les formations et organiser leur logistique ;
Informer les agents sur leurs droits et les dispositifs d'action sociale ;
Veiller à la conformité et à la traçabilité des dossiers du personnel ;
Accompagner les agents dans l'utilisation des outils numériques professionnels ;
Assurer le suivi des effectifs et apporter un appui à la direction dans l'organisation des équipes.

Gestion administrative et financière de la restauration
Traiter et suivre la facturation des denrées et produits alimentaires ;
Établir des devis et des factures ;
Participer au suivi des conventions et des prestations ;
Suivre les tableaux de bord et les indicateurs d'activité ;
Participer au suivi du coût des denrées et des indicateurs EGALIM ;
Accompagner les équipes dans l'utilisation des logiciels de caisse ;
Promouvoir le paiement IZLY auprès des usagers ;
Participer aux réunions de régulation et assurer le reporting auprès de la direction ;
Renforcer ponctuellement les équipes en caisse en cas de forte affluence.
Vous assurez également un rôle de binôme sur la facturation des frais généraux, en lien avec le service FACT centralisé

Appui à l'activité hébergement
Selon les périodes et les besoins du service, vous pouvez intervenir en appui de la gestionnaire hébergement :
Accueil et secrétariat du pôle hébergement ;
Gestion des affectations en résidence ;
Suivi des dossiers locatifs ;
Suivi de l'occupation des logements ;
Réalisation ponctuelle des états des lieux d'entrée et de sortie.
Secrétariat et fonctionnement du site
Vous assurez également :
La gestion des messageries des pôles restauration, accueil et RH ;
Le standard téléphonique ;
Le secrétariat de direction ;
L'accueil des visiteurs et usagers ;